5 Stunden mehr pro Woche durch effektives Zeitmanagement? Mit diesen 3 Schritten gelingt es.

Von Wolfgang Bretschko

Bei meinen Recherchen, was regelmäßiges Planen bringt, bin ich auf ein Zitat von Brian Tracy gestoßen: „Jede Minute, die du ins Planen investierst, spart dir zehn Minuten bei der Umsetzung!“ Dieser Satz hat mich sofort angesprochen. Er verdeutlicht den Nutzen von Planung mit einer einfache Formel und stellt dem Aufwand einen klaren Gewinn gegenüber.

Umgelegt auf die Planung der nächsten Woche bedeutet das: 30 Minuten Planung bringen 5 Stunden Zeitgewinn in der Umsetzung. Wer würde nicht gerne jede Woche 5 Stunden gewinnen? Wer hat nicht das Gefühl, ständig zu wenig Zeit zu haben? Doch wie genau lässt sich dieser Gewinn erklären?

Stell dir kurz vor: Was würdest du tun, wenn du Woche für Woche 5 Stunden gewinnen könntest? Auf das Jahr hochgerechnet sind das unglaubliche 6 Wochen! Mehr Zeit für dich, deine Gesundheit, deine Fitness, deine Familie, deine Beziehungen oder ein spannendes neues Projekt. Eine Menge Zeit, die du ganz nach deinen Wünschen gestalten könntest.

Doch wie realistisch ist diese einfache Rechnung wirklich?

Planung spart Zeit in der Umsetzung – das ist unbestritten. Aber bedeutet mehr Zeit für die Planung automatisch mehr Zeit in der Umsetzung? Nicht unbedingt. Es geht darum, den „Sweet Spot“ zu finden, die Zeitspanne die ich in die Planung der nächste Woche investieren sollte. Das Ziel ist dabei, die ideale Kombination zwischen Planungszeit und Arbeitszeit zu finden.

Für die Planung der Woche sind das meiner Erfahrung nach etwa 30 Minuten. In dieser Zeit kannst du einen soliden Plan für die kommende Woche erstellen. Wer deutlich mehr Zeit benötigt, jongliert wahrscheinlich mit zu vielen Aufgaben und Terminen und ist zu komplex organisiert. Hier gilt es, Prioritäten zu setzen und Ballast abzuwerfen.

Bleiben wir kurz bei Brian Tracys Formel: Wenn du also 30 Minuten in die Planung einer 38-Stunden-Woche investierst, solltest du idealerweise 5 Stunden in der Umsetzung gewinnen – das sind 13 %. Eine beachtliche Zahl! Doch wie kannst du diesen Gewinn tatsächlich erzielen?

Damit diese Rechnung aufgeht und du das zeitliche Investment in Planung sich in eine Produktivitäts- und Zeitgewinn niederschlägt braucht es drei Dinge:

1. Eine einfache und wirkungsvolle Planungsroutine

Nach über 100 Coplanning-Einheiten weiß ich, was eine wirkungsvolle  Planungsroutine ausmacht: Sie ist eine regelmäßig wiederkehrende Aufgabe mit einer klaren Abfolge von Schritten. Sie ist einfach, damit ich Woche für Woche dran bleiben kann. Sie führt zu einem definierten Ergebnis – dem Wochenplan – und lässt Raum für Lernen und Entwicklung.

Bei mir sieht das so aus:

1. Review der letzten Woche: Was habe ich erreicht? Was lief gut, was weniger gut? Der Rückblick schafft den notwendigen Raum für Lernen und persönliche Entwicklung.

2. Terminplanung: Welche Termine stehen an?

3. Aufgabenplanung: Welche Aufgaben will ich erledigen, um meine Ziele zu erreichen?

Jeden Freitag nehme ich mir 30 Minuten Zeit, um die kommende Woche zu planen. Mein Laptop, Asana für Aufgabenplanung und meine Kalender-App sind die Tools, die ich dafür verwende.

2. Ein smarter Wochenplan

Das Ergebnis der Routine ist ein smarter  Plan. Was macht einen smarten Plan aus? Er sollte dich persönlich und beruflich weiterbringen, alle wesentlichen Aufgaben und Termine enthalten (sowohl privat als auch beruflich), dich fordern, aber nicht überfordern, also realistisch sein und im besten Fall auch „halten“, sodass du am Ende der Woche zufrieden bist. Ein smarter Plan ist kein starres Korsett, sondern ein flexibler Rahmen, der sich an veränderte Umstände anpassen lässt.

Eine smarte Wochenplanung läßt sich sehr einprägsam durch folgende Eigenschaften beschreiben:

1. Selbstbestimmt (selbstbewusst, eigenverantwortlich)

2. Mutig (Ziele verfolgend, zukunftsorientiert)

3. Agil (flexibel auf Unvorhergesehenes reagierend)

4. Routiniert (auf Erfahrungen aufbauen, geübt)

5. Terminiert (zeitliche Faktoren berücksichtigend)

6. Engagiert (Stärken ausspielend, energiebringend)

3. Eine gute Woche

Ein smarter Plan ist die Basis für eine gute Woche. Aber wann ist eine Woche wirklich gut? Für mich bedeutet das:

1. Ich habe die wichtigsten Aufgaben erledigen können.

2. Die geplanten Termine waren erfolgreich.

3. Ich habe mich meinen Zielen näher gebracht.

4. Ich hatte Zeit für mich selbst, für meine Hobbys und meine sozialen Kontakte.

5. Ganz wichtig: Ich gehe zufrieden und mit einem guten Gefühl ins Wochenende.

Diese 5 Punkte sind das Ergebnis einer konsequenten und disziplinierten Umsetzung des Wochenplan. Pufferzeiten schaffen den Freiraum und gut mit ungeplanten Störungen und Verzögerungen umgehen zu können. So läßt sich Konsequenz mit der notwendigen Flexibilität kombinieren.

Typische Hürden und ihre Lösungen

Natürlich läuft nicht immer alles nach Plan. Es gibt immer wieder unvorhergesehene Ereignisse, die uns aus dem Takt bringen. Dabei gehören einige Herausforderungen zu den typischen Stolpersteinen, auf die viele von uns stoßen.

Eine typische Hürde ist die Überforderung durch zu viele Aufgaben. Die Planung hilft Prioritäten zu setzen, den Fokus zu bewahren. Ständige Unterbrechungen stören den Arbeitsfluss und können durch bewusste Konzentrationsphasen minimiert werden. Prokrastination lässt sich schon bei der Planung vermeiden, indem Aufgaben in kleine, handhabbare Schritte zuerlegt werden.

Diese Strategien helfen dir, typische Hürden zu meistern und Pläne trotz unerwarteter Ereignisse umzusetzen.

Fazit

Du kannst darauf vertrauen, dass Planen wirkt. Es ist kein Allheilmittel, aber es hilft dir, deine Zeit bewusster zu nutzen, dadurch deine Ziele zu erreichen und Stress zu reduzieren. Mach dir weder bei der Planung noch bei der Umsetzung zu viel Druck. Es geht darum, einen Rhythmus zu finden, der für dich funktioniert. Die Wochenplanung ist sollte keine komplexe Angelegenheit sein, sondern vor allem ein Prozess. Durch eine wirkungsvolle Routine kann jeder seinen Sweet Spot finden.

Und denk daran: Jede Minute, die du ins Planen investierst, zahlt sich am Ende aus.

Probier es einfach mal aus. Wenn du nicht alleine planen willst, dann schau bei der Coplanning-Session, immer freitags, vorbei.