Prioritäten mit der Ivy Lee Liste setzen
Wer versucht, an allen Aufgaben gleichzeitig zu arbeiten, schafft dabei am Ende meist weniger und die Ergebnisse fallen obendrein schlechter aus. Die Ivy-Lee-Methode setzt den Fokus gezielt darauf, eine Aufgabe nach der anderen abzuarbeiten.
Inhaltsverzeichnis
- Prioritäten entscheiden, ob wir die wichtigen Dinge erledigen
- So setzt du Prioritäten
- Prioritäten mit der Ivy Lee Liste setzen
Prioritäten entscheiden, ob wir die wichtigen Dinge erledigen
Diese Methode dient dem Priorisieren und Organisieren der eigenen Arbeit. Kern ist das Auswählen der sechs wichtigsten Aufgaben des Tages und das fokussierte Abarbeiten.
Ziel der Methode ist es, die Wirkungskraft und den Erfolg eines Unternehmens durch das Priorisieren von Aufgaben zu erhöhen. Durch das Festlegen der sechs wichtigsten Aufgaben für den kommenden Tag (oder die kommende Woche) am Abend jedes Arbeitstages entsteht automatisch eine fokussierte Aufgabenreihung. Diese berücksichtigt Deadlines und ermöglicht dennoch die Entwicklung neuer Ideen, Produkte, etc.
So setzt du Prioritäten
Schreibe am Ende eines Arbeitstages die wichtigsten Aufgaben für den nächsten Tag auf ein Blatt Papier. Nummeriere die Aufgaben wiederum nach ihrer Wichtigkeit. Arbeite am nächsten Tag so lange an der ersten Aufgabe, bis du sie abgeschlossen hast. Konzentriere dich nur auf diese eine Aufgabe. Sobald eine Aufgabe abgeschlossen ist, beginne mit dem nächsten Eintrag auf der Liste. Erstelle am Ende des Arbeitstages die Liste für den nächsten Tag.
Das Problem den Tag zu meistern und wichtige von unwichtigen Handlungen zu unterscheiden ist nicht neu. Zu Beginn des 20. Jahrhunderts war Charles M. Schwab einer der reichsten Männer der Welt und Präsident von Bethlehem Steel, dem zweitgrößten Stahlunternehmen damals.
Schwab hatte den Ruf, alles für den Erfolg zu tun und stetig Verbesserungen anzustreben. Deshalb heuerte er 1918 den Unternehmensberater und Experten für Produktivität Ivy Lee an. Er war unzufrieden mit seiner Arbeit und der Leistung seiner Teams und suchte nach einer praktikablen Lösung. Er wollte eine Methode, mit der er in der gleichen Zeit mehr schaffen konnte. Ivy Lee verbrachte einige Tage an der Seite von Schwab und meinte dann:
„Ich brauche 15 Minuten mit Ihnen und ihren Führungskräften. Anschließend können Sie meine Methode testen und wenn es funktioniert, bezahlen Sie mir nach drei Monaten, was Sie für angemessen halten.“
Drei Monate später überreichte der Präsident des Stahlunternehmens Ivy Lee einen Check über 25.000 Dollar (das entsprach damals etwa dem Wert eines Einfamilienhauses). Schwab sagte später, dass dies die beste und gewinnbringendste Lektion seines Lebens war.
Prioritäten mit der Ivy Lee Liste setzen
Ivy Lee hatte herausgefunden, dass es dem Präsidenten des Stahlkonzerns weder an Kompetenz noch an Einsatz mangelte.
Doch womit hat Ivy Lee den Präsidenten überzeugt seine Methode zu testen? Man könnte meinen, dass es sich dabei um eine aufwändige Technik handelt, anfallende Aufgaben effektiver zu bearbeiten oder Arbeitsabläufe zu optimieren.
Er brauchte aber lediglich Stift, Papier und ein paar Minuten Zeit, um die Methode zu erklären. Die Methode lässt sich nämlich in wenigen Schritten verstehen und erlernen:
1. Schreibe sechs Aufgaben für den nächsten Tag auf
Was ist geplant, welche Projekte stehen an und welche Aufgaben müssen erledigt werden? Nimm ein leeres Blatt Papier und schreib Sie die sechs wichtigsten Aufgaben und Herausforderungen des kommenden Tages darauf.
2. Ordne die Aufgaben nach ihrer Priorität
Nummeriere nun die Punkte in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit und unterteile gegebenenfalls die Aufgaben sofort in kleinere Teilaufgaben. Nur entsteht eine realistische Chance sie wirklich an einem Tag zu bewältigen. Wende hierfür zum Beispiel das Melonen Prinzip an.
3. Erledige die erste Aufgabe auf der Liste
Beginne den nächsten Arbeitstag mit der Aufgabe, die die größte Priorität hat. Sorge dafür, dass du ohne Ablenkungen daran arbeiten kannst. Verschiebe die Aufgabe keinesfalls auf später. Konzentriere dich voll und ganz auf die wichtigste Aufgabe, bis diese wirklich abgeschlossen ist.
4. Überprüfe die Prioritäten
Nimm die Liste noch einmal zu Hand, bevor du dich an die nächste Aufgabe machst, und überprüfe, ob die Prioritäten weiterhin stimmen. Vielleicht ist etwas Neues dazu gekommen, das dringend erledigt werden muss oder die zweite Aufgabe hat an Priorität verloren. Passe die Ordnung falls nötig an.
Arbeite nach diesem System, wenn möglich, alle Aufgaben auf der Liste ab.
5. Erstelle am Abend eine neue Liste
Sobald sich der Arbeitstag dem Ende zuneigt, wird es Zeit zur Liste zurückzukehren. Schließe die aktuelle Aufgabe ab und breite dich auf den kommenden Tag vor. Erstelle dafür eine weitere Liste mit den sechs wichtigsten Aufgaben. Übertrage jene Aufgaben, die von der heutigen Liste übrig sind und immer noch relevant sind. Und beginne den Zyklus von vorne.
Quelle:
Ivy Ledbetter Lee entwickelte diese Methode zu Beginn des 20. Jahrhunderts. Wir haben sie in der Flow Academy von Dr. Gerhard Huhn entdeckt.
Vorbereitende Methoden:
Methoden zur Aufgaben Priorisierung:
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