Warum bleiben in meiner Wochenplanung immer Aufgaben übrig?
Worum es geht: Freitag für Freitag sind 20, 30, manchmal 40 Aufgaben offen geblieben, und lange habe ich das als Zeichen verstanden, nicht gut genug geplant zu haben. Dieser Beitrag geht der Frage nach, warum in der Wochenplanung immer Aufgaben übrig bleiben und was sich im Blick auf die eigene Aufgabenliste verändern kann.
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Wolfgang Bretschko Manager, Unternehmer, Coach |
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Freitag. Ich sitze am Laptop, schließe die aktuelle Woche ab, plane die nächste und komme zur Aufgabenliste. Eine geübte Schrittfolge. Ich schaue auf die Aufgaben, die ich in dieser Woche nicht erledigt habe. Es sind 20, 30, manchmal 40.
Früher war das ein Stressmoment. Wenn ich freitags 30, 40 unerledigte Aufgaben gesehen habe, hat mich die Liste unter Druck gesetzt. Ich hatte das Gefühl, nicht gut genug geplant und zu wenig erledigt zu haben. Gleichzeitig haben diese Aufgaben die nächste Woche belastet, bevor die Woche geplant war und bevor sie begonnen hat.
Meine Planungsroutine hat damit eine Schwere bekommen, die mir kaum bewusst war. Was ich dabei gespürt habe, war Unlust, die Aufgabenliste zu bearbeiten.
Inzwischen erledige ich diesen Schritt in drei bis fünf Minuten. Ich lösche Aufgaben, die sich überholt haben, oder gebe ihnen ein neues Datum. Beim Löschen bin ich pragmatisch: Aufgaben, die ich schon einmal verschoben habe, streiche ich ohne viel Nachdenken. Ich nenne diesen Schritt Task Clean Up. Und das Wichtigste: Er belastet mich nicht mehr.
Was hat sich geändert?
Warum wächst die Aufgabenliste immer weiter?
Immer wieder höre ich: Meine Aufgabenliste wächst und wächst, ich schaffe es einfach nicht, alles zu erledigen.
Dahinter steckt der Gedanke, oder eher der Wunsch: Wenn ich mich gut organisiere und plane, kann ich alle Aufgaben erledigen. Dann kann ich am Freitag zufrieden auf die Woche zurückschauen.
Das ist eine Illusion. Egal wie gut ich plane, egal wie gut ich mich organisiere, es bleiben Aufgaben übrig, und es kommen Aufgaben dazu, für die ich keine Zeit hatte. Solange ich das nicht akzeptiere, bleibe ich unzufrieden.
Wie sehe ich meine Aufgabenliste?
Ich sehe meine Aufgabenliste wie eine Speisekarte: Ich wähle Tag für Tag aus, was ich heute erledigen will. Niemand kommt auf die Idee, alles auf der Karte essen zu müssen. Warum glauben wir, wir müssten alles erledigen, was auf der Aufgabenliste steht?
Freitags geht es deshalb darum, die Speisekarte für die nächste Woche zu erstellen. Ich weiß, dass ich nicht alles erledigen werde. Wenn ich weiß, was meine Arbeitsschwerpunkte und Kernaufgaben sind, fällt mir die tägliche Auswahl leichter.
Seit ich so auf meine Aufgabenliste blicke, bearbeite ich sie mit mehr Ruhe. Ich kann zufrieden auf die Woche zurückblicken, auch wenn ich nicht alles erledigt habe und die eine oder andere Aufgabe dazugekommen ist.
Planungsimpuls
Wer alles erledigen will, plant an der Wirklichkeit vorbei.
Zwei Fragen für deine Woche:
- Welche Aufgaben hast du schon einmal verschoben und könntest du jetzt streichen?
- Was sind deine Arbeitsschwerpunkte und Kernaufgaben für die nächste Woche, und woran erkennst du sie, wenn du morgens auswählst?
Ein konkreter nächster Schritt: Reserviere dir am Freitag drei bis fünf Minuten für ein Task Clean Up. Lösche, was sich überholt hat, und gib den übrigen Aufgaben ein neues Datum.
Nimm dir bewusst 30 Minuten und plane deine nächste Woche in drei Schritten:
- Schritt 1 — Reflektieren: 5-Finger-Methode und Plan-Check · ~10 Min
- Schritt 2 — Planen: 5-Elemente-Stundenplan und Kanban · ~15 Min
- Schritt 3 — Fokussieren: Triple-A-Methode · ~5 Min
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