Ein Workflow zur Informations-Verarbeitung
Die eigentliche Herausforderung im Selbstmanagement liegt darin, aufgrund des steigenden Angebots an Tipps und Methode das eigene Leben nicht unnötig kompliziert zu machen. Viele Tipps scheinen plausibel, der Großteil der Methode hat seine Vorteile, doch höchstwahrscheinlich deckt nichts davon deine Bedürfnisse hundertprozentig ab. Also nutzen wir die eine Methode für Situation A und die andere für Situation B, usw. Das macht uns das Leben aber oft nicht leichter.
Die wenigen Menschen, die sich die Mühe machen, aus all den Selbstmanagement-Tipps ihre eigene Methode zu entwickeln, publizieren diese irgendwann und sorgen für noch mehr Angebot am Selbstoptimierungsmarkt. Ein Teufelskreis, aus dem du bewusst aussteigen kannst und solltest
Inhalt
Weniger Tools, mehr Überblick
Die größten Produktivitätstiefs entstehen, wenn wir nicht wissen, was (genau) wir tun sollen. In den meisten Fällen kommt das nicht daher, dass wir nichts zu tun hätten – im Gegenteil, meist haben wir sehr viele Aufgaben und wissen wir gar nicht, wo wir anfangen sollen. Infolgedessen machen wir gar nichts oder ganz was anderes. Vielleicht testen wir auch ein neues System zum Selbstmanagement, das in den meisten Fällen nur kurzzeitig Erleichterung verschafft.
Mir ist es jedenfalls schon oft so ergangen und die Zahl an Management-Tools wuchs im Laufe der Jahre immer weiter an. Jedes Tool erfüllte eine Aufgabe gut, andere Dinge konnte ich damit nicht bewältigen, also musste ein neues Tool her, usw. Mein Glück ist, dass ich weiß, wie gerne ich mich hinter Listen und Organisationsaufgaben verstecke. Ich habe mit der Zeit Antennen entwickelt, die mich vor Überorganisation warnen.
Braucht also das Einlernen eines neuen Tools ewig oder das Programm hat nicht die Eigenschaften, die ich suche, wende ich mich rasch wieder davon ab. Programme und Apps sind meiner Meinung nach nur sinnvoll, wenn sie mir die Arbeit auch wirklich erleichtern. Doch meist wissen wir gar nicht so genau, was wir eigentlich brauchen.
Es ist utopisch mit nur einem System auszukommen, um sich den Arbeitsalltag smart zu organisieren. Allein das E-Mail-Programm und der Kalender sind für die meisten Menschen unerlässlich. Dennoch sollte das Ziel sein, möglichst wenige Tools zu verwenden, um den Überblick zu bewahren und diese Tools in einem Workflow sinnvoll miteinander zu verknüpfen.
Ein Workflow für mehr Produktivität
Im ersten Schritt sollten wir uns deshalb mit unseren Anforderungen auseinandersetzen. Welche Informationen müssen wir täglich verarbeiten, wie viele Aufgaben müssen wir koordinieren und wer ist an diesem Prozess beteiligt? Es ist also ratsam, den bestehenden Alltag festzuhalten, um sich einen Überblick zu verschaffen. Wie und wo sammeln wir Informationen, wie organisieren wir diese und wie kommen wir in die Umsetzung.
Carl Pullein hat für sich die COD Methode entwickelt, in der er das Sammeln (Collect) für Informationen definiert, sich am Ende des Tages 10 Minuten Zeit nimmt, um die Sammlung zu sortieren (Organise) und festlegt, wie er am nächsten Tag in die Umsetzung kommt (Do).
Der Schritt in die Umsetzung ist einer unserer Schwerpunkte im so-smart.club. Wir beschäftigen uns intensiv damit, wie wir die Fülle an Aufgaben planen und erledigen können. Die COD Methode ist, genauso wie die Bullet Journal® Methode und die PARA Methode hilfreich, um die beste Ausgangssituation für die Wochen- und Tagesplanung zu schaffen.
Vom Tagesablauf zum sinnvollen Workflow
Nachdem du die typischen Abläufe in deinem Alltag für einige Zeit festgehalten und eventuell fehlende Schnittstellen dokumentiert hast (z.B. der Verlust von Informationen aus alten E-Mails, kein Ablagesystem für Recherche-Links, etc.), kannst du dir überlegen, was du eigentlich brauchst bzw. ändern möchtest.
Einfach ausgedrückt bekommen wir Input also Informationen, die wir verarbeiten und in Output verwandeln müssen. Je standardisierter dieser Prozess ist, desto effizienter können wir unsere Leistung bringen. Tausend Tools werden uns dabei nicht helfen. Wir müssen wissen, welches Tool wir wann ganz bewusst einsetzen und das System so einfach wie möglich halten.
Dieser ideale Workflow vom Input über die Verarbeitung zum Output lässt sich grafisch mit Pfeilen ganz einfach darstellen und im Laufe der Zeit optimieren. So findest du rasch heraus, welche genauen Anforderungen du an ein Tool hast, ob sich Abläufe vereinfachen lassen und welche Programme dir wirklich Arbeit abnehmen.
Quelle:
Die COD (Collect – Organise – Do) Methode wurde von Carl Pullein entwickelt. Er hat dazu einen Blogartikel mit dem Titel „COD — The Simple, Easy To Use Productivity System Anyone Can Learn.“ und einen kurzen Online-Kurs (Link im Blogartikel) erstellt.
Weiterführende Methoden
Autorin
