Der Kampf um Zeit und Aufmerksamkeit
Ein gesunder Umgang mit deinem E-mail-Postfach verhält sich ähnlich wie der Umgang mit unserem Postkasten vor der Tür. Wir schauen einmal maximal zweimal am Tag hinein und werfen die Werbung oder uninteressante Postwurfsendungen direkt weg. Danach öffnen wir wichtige Briefe und legen alles weitere auf einen „zu erledigen“ Stapel und sammeln zum Beispiel Postkarten von Familie und Freunden in einer Art Archiv. Heutzutage sehen unsere Posteingänge eher so aus, dass zumindest alle 30 Minuten jemand einen Brief unter dem Türschlitz durchschiebt.
Inhaltsverzeichnis
- Ziel der Inbox Zero Methode
- Anwendungsbereiche
- Zeitaufwand
- So funktioniert die Inbox Zero Methode
- Darum solltest du den Posteingang schließen
Der Kampf um Zeit und Aufmerksamkeit
Die meisten Menschen leben praktisch in ihrem Posteingang. Das E-Mail-Programm ist immer offen, aktualisiert sich automatisch und gibt jedes Mal ein Bling von sich. Wie ein lästiger Mitbewohner kämpft das Emailprogramm ununterbrochen um deine beiden wertvollsten Ressourcen: Zeit und Aufmerksamkeit. Beide sind stark limitiert und nicht ersetzbar.
Um die eigenen Ressourcen langfristig zu schützen und ein System zu entwickeln, dass auch turbulenten Zeiten standhält, ist es notwendig dich abzugrenzen. Denn wenn du zulässt, dass dein Posteingang die Kontrolle über deine Aufmerksamkeit gewinnt, hast du verloren. Du selbst solltest entscheiden, welcher Aufgabe du wann wie viel Aufmerksamkeit schenkst.
Ziel der Inbox Zero Methode ist, den Zeitpunkt für das Öffnen jeder Mail bewusst zu wählen (Timeboxing) und auf das Lesen auch eine Aktion folgen zu lassen. „Keine ungelesenen E-Mails“ bedeutet dabei nicht, dass alle beantwortet sein müssen, sondern dass du bei jeder E-Mail entschieden hast, was der nächste Schritt ist und wann du diesen erledigst.
Die Inbox Zero eignet sich für…
- besseres Timeboxing
- Postfach in Ordnung halten
- Fokus behalten
- Entscheidungen treffen
Zeitaufwand
Wenn du dir täglich ein- bis dreimal 30 Minuten für deine Emails Zeit nimmst, hast du gute Chancen deinen Posteingang in Ordnung zu halten und keine wichtigen Mails zu übersehen.
Das System der Inbox Zero
Merlin Mann der diese Methode geprägt hat sagt, dass Emails ein Medium sind, um Informationen zu transportieren. Sie sind keine Aufgabe per se. Sie sind mehr das Gefäß in dem Termine, Aufgaben, Materialien transportiert werden. Diese Dinge haben alle einen Platz in einem System. Wie dieses System aussieht, entscheidest du selbst. Sobald du dein System gefunden hast, ist der Prozess schon viel leichter.
Schritt 1. Emails öffnen
Ein wesentlicher Punkt an der Methode ist, dass du jedes Mail, wenn du deine Mails öffnest, sie auch „bearbeiten“ musst. Das Ziel jedes Inbox Checks ist Zero, keine ungelesenen Emails. Im Kern bedeutet das, dass auf das Öffnen jeder E-Mail eine Aktion folgt. Selbst, wenn diese Aktion das Löschen der E-Mail ist.
„Bearbeiten“ heißt…
- die E-mail nicht nur zu öffnen
- nicht unbedingt die E-Mail gleich zu beantworten
- jede Mail anzusehen und zu entscheiden, was du damit tust
- die Mail in einen Ordner mit klarer Aktion zu verschieben
Schritt 2. Emails bearbeiten
Der Posteingang ist, so komisch es klingen mag, allein für Emails, die du noch nicht geöffnet und gelesen hast. Das verhindert unter anderem, dass du manche Mails immer wieder anklickst und die Antwort auf später verschiebst. Mit der Fülle des Postfachs wächst normalerweise auch das schlechte Gewissen und die Wahrscheinlichkeit eine wichtige Mail zu übersehen steigt.
Deshalb arbeitest du in der Inbox Zero Methode mit 3 bis 5 Unterordnern, die für verschiedene Handlungen stehen.
Erstelle drei bis fünf Unterordner in deinem Posteingang, die für eine klare Handlung stehen.
Schritt 3. Emails abarbeiten
Fange direkt an die E-Mails aus der letzten Kategorie abzuarbeiten. Am Ende der Arbeitseinheit solltest du mit diesem System keine ungelesenen E-Mails mehr in deinem Posteingang haben, wohl aber einen Überblick über die Aufgaben, die du aufgrund der Mails noch zu erledigen hast. Je nachdem, wie viel Zeit zu eingeplant hast, ist vielleicht auch der Ausführen Ordner leer und der Zurückstellen Ordner geschrumpft.
Solltest du sehr viele E-Mails erhalten, macht es Sinn unwichtige Mails wie Newsletter vorzufiltern und automatisch in einen eigenen Archivordner verschieben zu lassen. Du kannst natürlich auch wichtige Mails nach Kunden oder Projekten vorsortieren lassen.
Aber auch wenn du gar kein Problem mit einem überfüllten Postfach hast, ist es smart sich ein System, eine E-Mail-Routine zuzulegen. Denn schließlich geht es darum die eigenen Fokuszeiten optimal zu nutzen und selbst zu entscheiden, wo deine Aufmerksamkeit hingeht.
Schließe deinen Posteingang
Nichts von all dem, was du hier bisher gelesen hast, ist wirklich neu für dich. Unbewusst machst du einen Teil der Bearbeitungsaufgaben bestimmt schon nach diesem Prinzip.
Wesentlich ist aber, dass du daraus ein System machst, dass dir hilft deine Konzentration zu wahren und deinen Posteingang nicht zum lästigen Begleiter werden lässt. Wenn du dein E-Mail-Programm immer offen hast und auch nur jede halbe Stunde eine E-Mail bekommst, dann sind das 80 Ablenkungen in einer Arbeitswoche. Eine Studie der University of British Columbia zeigt, dass das Stresslevel der Menschen, die ihre Mails nur dreimal täglich abrufen deutlich niedriger ist, als wenn der Posteingang willkürlich kontrolliert wird.
Plane dir lieber einmal oder wenn du meinst auch dreimal am Tag einen festen Zeitpunkt, wo du deine neuen Emails (nach dem Inbox Zero System) abrufst und bearbeitest. Nach der Zeit hast du im Idealfall keine ungelesenen Mails, dafür neue Aufgaben mit Deadline in deinem Planungstool, neue Termine im Kalender und du weißt, wo du die Emails mit wichtigen Infos wiederfindest. Kurze Anfragen hast du direkt beantwortet, weitergeleitet oder die Beantwortung auf einen konkreten Termin verschoben. Für die Bearbeitung der zurückgestellten Mails kannst du z.B. einen extra Termin einplanen. Fertig! Danach schließt du das Programm wieder bis zum nächsten E-Mail-Termin in deiner Tagesplanung.
In Kombination mit einem Planungssystem bzw. -tool wie Trello, Asana, Evernote oder ähnlichen Programmen setzt diese Methode unglaublich viel Energie frei. Du sparst Zeit und behältst die Kontrolle, wo deine Aufmerksamkeit hinfließt.
Zero Inbox mit der Eisenhower Matrix
Eine alternative Aufteilung der gelesenen E-Mails wäre eine Unterteilung nach der Eisenhower Matrix. Falls es dir also schwerfällt die Flut an Mails zu bewältigen, stelle dir die Eisenhower Matrix im Geiste vor und unterteilte deine Mails in wichtig und dringend, beides oder keines von beiden. Dadurch wird klar, dass du zunächst alle wichtigen und dringenden Mails bearbeiten sollst.
Quelle:
Den Begriff Inbox Zero hat der Produktivitätsexperten Merlin Mann in einem Google Tech Talk im Jahr 2007 geprägt. Der Vortrag ist sehr unterhaltsam und es gibt vermutlich kaum eine Person, die sich bei keinem seiner Beispiele ertappt fühlt. Außerdem wird einem die rasante technische Entwicklung der letzten 15 Jahre bewusst.
Weiterführende Methoden:
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