Arbeiten nach dem Pareto Prinzip
Viele Menschen glauben, dass sie nur bessere Ergebnisse erzielen, wenn stärker, härter und schneller arbeiten. In Wahrheit erzielt dieser hohe Selbstanspruch aber nur mehr Druck, erzeugt Stress und wirkt sich letztendlich negativ auf die Leistung aus. Man arbeitet bis zur Erschöpfung, erreicht immer weniger und kommt dem eigentlichen Ziel keinen Schritt näher.
Inhaltsverzeichnis
- Ziel des Pareto Prinzips
- So wendest du das Pareto Prinzip an
- Wo lässt sich das Pareto Prinzip beobachten
- Die Gefahr der 80/20 Regel
Arbeiten nach dem Pareto Prinzip
Nicht selten passiert es, dass wir uns an den falschen, den weniger wichtigen Teilaufgaben arbeiten, uns in Details verlieren und so in unserem eigentlichen Projekt keinen Schritt vorankommen.
Egal wie sehr wir uns anstrengen, meist sind es nicht 100 Prozent des Einsatzes, die über 100 Prozent des Erfolges entscheiden. Das Pareto Prinzip besagt, dass sich sogar mit nur 20 Prozent der eingesetzten Zeit 80 Prozent unserer Ergebnisse erreichen lassen. Deshalb ist diese Methode auch als 80-20-Regel bekannt.
Robert Yerkes und John D. Dodson entdeckten: Mit wachsendem Einsatz und Stress steigt zunächst die Produktivität eines Menschen bis zu einem gewissen Punkt, dem Leistungsoptimum. Danach bringt Mehrarbeit nichts mehr. Im Gegenteil, die Produktivität fällt immer schneller ab.
Ziel des Pareto Prinzips ist es effizienter zu arbeiten und seine Prioritäten smarter zu setzen, insbesondere wenn wir viel zu tun haben und die Zeit knapp ist.
So nutzt du das Pareto Prinzip
- Relevante Aufgaben identifizieren: Überlege, was genau du erreichen möchtest und lege dein Ziel fest. Unterteile anschließend das Ziel in Meilensteine und Teilaufgaben (Melonen Methode). Finde heraus, welche Aufgaben dich deinem Ziel näher bringen. Bei genauer Betrachtung erkennst du bereits jetzt, was tatsächlich wichtig ist und zum Ergebnis beiträgt und welche anderen Aufgaben viel Zeit kosten und wenig zusätzlichen Nutzen bringen.
- Arbeitseinsatz konzentrieren: Viele begehen den Fehler, an allen Fronten gleichzeitig zu kämpfen. Alles wird gleichzeitig in Angriff genommen und wir verlieren schnell den Überblick über die Prioritäten und der Fortschritt ist minimal. Nach dem Pareto Prinzip liegt der Fokus immer auf der Aufgabe, die im Moment das Projekt am meisten weiterbringt. Wichtig ist dabei auch sich nicht in den Details zu verlieren, sondern zunächst nur die Minimum-Anforderung zu erfüllen.
- Zur Verfügung stehende Ressourcen akzeptieren: Zu guter Letzt entscheiden die zeitlichen oder finanziellen Ressourcen, wir weit wir in der Aufgabe in die Tiefe gehen können. Frage dich also zu Beginn der Aufgabe immer, was du im Rahmen der Ressourcen erreichen kannst. Manchmal bleibt für Detailplanung und Perfektionismus schlichtweg keine Zeit. Behältst du das von Anfang an im Hinterkopf sind die Erwartungen nicht zu hoch und die Ergebnisse werden automatisch besser.
Wo lässt sich das Pareto Prinzip beobachten?
Das ursprüngliche Beispiel von Vilfredo Pareto bezog sich einerseits auf die Vermögensverteilung in Italien 1906. Er beobachtete, dass bei 20% der Familien etwa 80% des italienischen Vermögens lag. Deshalb empfahl der den Banken, sich auf diese 20% der Bevölkerung zu konzentrieren, weil damit deutlich effizienter und auch mehr Profit zu machen sei.
Auch bei großen Unternehmen lässt sich oft beobachten, dass nur 20 Prozent der Verkäufer für 80 Prozent des Umsatzes verantwortlich sind. Oder im Vergleich verschiedener Websites konzentrieren sich 80% des Online Verkehrs auf 20% der Websitebetreiber. Die Liste ist endlos.
Doch auch in Bezug auch Zeitmanagement, Selbstmanagement, Organisation und Produktivität hat das Pareto Prinzip in der Vergangenheit an Popularität gewonnen.
Die Kernbotschaft lautet: Bei richtiger Priorisierung lassen sich bereits mit nur 20 Prozent der Bemühungen bzw. des Aufwands häufig schon 80 Prozent der Arbeit erledigen.
Die Gefahr der 80/20 Regel
Eines der größten Missverständnisse in Bezug auf das Pareto Prinzip ist, dass wir eigentlich nur 20 % unsere Zeit arbeiten müssten und zu den gleichen Ergebnissen kommen würden. In diesem Zeitmanagement Konzept geht es darum, sich auf die effizienten 20 Prozent unserer Arbeit zu konzentrieren, um seine Produktivität zu verbessern. Das bedeutet im Umkehrschluss aber nicht, dass die restlichen 80% unserer Bemühungen umsonst sind. Es gibt in jedem Job Aufgaben, die erledigt werden müssen (z.B: Recherchen, Buchhaltung, E-Mails beantworten) die keinen unmittelbaren Einfluss auf unseren Erfolg haben. Langfristig aber erledigt werden müssen.
Mit dem Pareto Prinzip lernst du, dich vor allem im Zeitstress, aber auch wenn du Ergebnisse sehen willst, auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren.
Für den optimalen Nutzen des Pareto Prinzips empfiehlt sich die Eisenhower-Matrix. Für den Quadranten zwei (wichtig, aber nicht dringend) wird angenommen, dass sich dort viele 20 Prozent Pareto-Aufgaben verbergen, die für 80 Prozent des Erfolgs sorgen können.
Quelle:
Das Pareto Prinzip stammt von dem italienischen Ingenieur, Soziologen und Ökonomen Vilfredo Pareto, der 1906 die Verteilung des Volksvermögens in Italien untersuchte. Er fand heraus, dass etwa ein vier Fünftel des Vermögens bei einem Fünftel der italienischen Familien lag. Es schlug den Banken vor sich um diese 20 Prozent der Reichen zu konzentrieren, da sie für 80 Prozent ihres Profits sorgen könnten. Daraus entstand die 80/20 Regel, die in vielen Bereichen Anwendung findet.
Die Psychologen Robert Yerkes und John D. Dodson entdeckten, dass mit wachsendem Einsatz und Stress die Produktivität eines Menschen bis zu einem gewissen Punkt, dem Leistungsoptimum, steigt. Danach bringt Mehrarbeit nichts mehr. Im Gegenteil, die Produktivität fällt immer schneller ab. Sie entwickelten daraus die Yerkes-Dodson-Kurve.
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