Fokuszeiten sinnvoll planen
Das Telefon klingelt, E-Mails kommen laufend in den Posteingang und ein leises Bing signalisiert, dass es in irgendeiner App etwas Neues gibt. Die Konzentrationsfähigkeit der Menschen wurde in den letzten Jahren mit mehreren Tierarten verglichen, die sich nicht gerade dadurch auszeichnen, sich lange Zeit auf eine Sache konzentrieren zu können. Wir können das entweder schulterzuckend hinnehmen oder anfangen dem entgegenzuwirken.
Inhaltsverzeichnis
- Reize von außen stören unseren Fokus
- Fokus halten durch klare Aufgaben
- Fokuszeiten kennen und sinnvoll planen
Reize von außen stören unseren Fokus
Unser Medienkonsum ist in den letzten Jahren immer weiter gestiegen. Auch wenn es erste Handy-Detox Kuren und andere Gegenmaßnahmen gibt, sind wir dennoch ständigen Ablenkungsversuchen unserer Umwelt ausgesetzt.
Im Home-Office sind es die Kinder, der laut telefonierende Partner oder die aus heiterem Himmel liebesbedürftige Katze, die unsere Aufmerksamkeit auf sich ziehen. Auch wenn wir wirklich gut darin sind, mehrere Dinge gleichzeitig zu machen, bleibt Multitasking ein Mythos. Und zwar dahingehend, dass wir konzentrationsintensive Aufgaben trotz Ablenkungen rasch und qualitativ hochwertig erledigen können. Dem ist nicht so.
Natürlich kann die Buchhaltung auch mit der Katze am Schreibtisch, einem hohen Geräuschpegel aus dem Nebenzimmer und einem ständigen Klingeln aus Computer und Handy erledigt werden, Doch die Fehlerwahrscheinlichkeit steigt erheblich und von der Dauer der Aufgabe reden wir lieber gar nicht.
Die Lebewesen in unserem Umfeld lassen sich nur schwer kontrollieren, also müssen wir selbst aktiv werden. Vorausgesetzt du bist gerade nicht in der Fürsorge-Pflicht deiner Kinder, kannst du dir aber ein ruhiges katzenfreies Plätzchen suchen und zum Beispiel mit Hilfe von Kopfhörern Ruhe schaffen.
Benachrichtigungen abschalten
So weit so gut, doch auch mit Kopfhörern wirst du im Minutentakt über Neuigkeiten informiert, die zur rechten Zeit interessant sein können, im Moment aber nur deine Konzentration stören. Meiner Meinung nach ist konzentrationsintensive Arbeit nur möglich, wenn alle Benachrichtigungen ausgeschalten sind. Vor allem Push-Benachrichtigungen am Handy und offene E-Mail Accounts sind tödlich für die Konzentration.
Fokus halten durch klare Aufgaben
Ein anderer Grund, warum wir uns leicht ablenken lassen, ist intrinsischer Natur. Nicht alles lässt sich auf das Umfeld abwälzen. Selbst wenn man im Büro eine Stecknadel fallen hören könnte und kein Geräusch deine Aufmerksamkeit fordert, greifen wir oft zum Handy und prokrastinieren.
Ein großer Teil unserer Arbeit im so-smart.club besteht darin, deine Aufgaben so zu formulieren, dass sie kleine, klare Handlungsschritte darstellen. Nur wenn du genau weißt, was du zu tun hast und die Aufgabe weder zu groß noch zu klein ist, entsteht ein sogenannter Flow Zustand. Dieser Zustand lässt dich Raum und Zeit vergessen und deine Aufgaben rasch und gut erledigen. Erreichst du diesen Zustand, erledigst du deine Aufgaben so schnell, dass dir genug Zeit bleibt, deine Mails zu lesen und mit deinem Umfeld zu interagieren. Doch zwischendurch wirst nicht mehr auf dein Handy schauen, denn dein Fokus liegt auf deiner Arbeit.
Manchmal „erwache“ ich nach so einer Phase und merke, was ich alles verpasst habe und bin froh, dass ich mich nun mit ruhigem Gewissen darum kümmern kann, denn meine Aufgabe(n) ist bereits erledigt.
Fokuszeiten kennen und sinnvoll planen
Um eine gute Balance im Arbeitsalltag zwischen Konzentrationsphasen, Meetings und Pausen zu finden, solltest du dich und deinen Biorhythmus gut kennen. Ob Lerche, Eule oder Siebenschläfer (zu denen ich mich zähle, weil ich immer Schlafen könnte), es ist nur mit sehr viel Geduld und Übung möglich gegen deine Natur zu arbeiten. Je nachdem, wann deine Körper die meiste Energie hat solltest du unbedingt deine Fokuszeiten einplanen.
Fokuszeiten sind konkrete Zeitabschnitte des Tages, in denen du die wichtigen Aufgaben relativ mühelos erledigst und die meiste Arbeit schaffst. Fremdgesteuerte Wochenpläne und ständige Unterbrechungen verhindern allerdings, dass die meisten Menschen angemessene Fokuszeit finden bzw. einplanen. Dabei steigern konkrete Fokuszeiten die Produktivität, verbessert die Entscheidungsfindung und fördert die Kreativität.
Fokuszeiten gezielt planen
Das heißt eigentlich sollten die Fokuszeiten als Erstes in den Wochenplan eingetragen werden. Sie bestimmen mit die Arbeitsphasen und Termine sollten entsprechend rundherum geplant werden, um möglichst produktiv durch die Woche zu kommen.
Auch wenn höher, schneller, weiter nicht unser Ziel ist, gibt es doch nichts frustrierendes als eine komplexe Aufgabe ständig wieder von vorne beginnen zu müssen, weil einmal das Telefon läutet, dann eine Besprechung ansteht und dir irgendwann die Deadline im Nacken sitzt.
Im so-smart.club geht es darum, dir die Dinge leichter zu machen. Wir wollen Zeit sparen, indem du nur einmal eine Aufgabe anfängst und auch zu Ende führst, und zufrieden mit deiner Leistung bist.
Fokuszeiten ausdehnen
Langfristig hat diese Übung auch den Effekt, dass wir uns wieder länger auf eine Sache konzentrieren können und so in der Lage sind komplexere Zusammenhänge zu verstehen. Die geistige Ausdauer ist nichts, was uns offensichtlich abgeht, wenn unser Alltag entsprechend gestaltet ist.
Aber wenn ich daran denke, dass ich in der Schule 4-stündige Schularbeiten schreiben musste, tun mir die Kinder heutzutage leid. Denn ihre Welt dreht sich nur noch um Reels, Snaps oder wie diese Kurzformate alle heißen. Sitzfleisch wird in unserem Alltag nicht mehr gefördert, ist aber für die Lösung bzw. das Verstehen mancher komplexen Themen von Vorteil. Ich jedenfalls möchte in der Lage sein, einem Vortrag bis zum Ende folgen oder eine Diskussion zu Ende führen zu können.
Fokuszeiten trainieren einerseits die Konzentrationsfähigkeit und schaffen andererseits Zeit für andere Dinge, die mir wichtig sind.
Weiterführende Methoden:
Autorin
