Mit Kaban Aufgaben organisieren
Eine der größten Herausforderungen im Arbeitsalltag ist es den Überblick über unsere Aufgaben zu behalten, auch wenn wir nicht in einem Team arbeiten. Die Anforderungen an uns werden immer komplexer und es wird nicht einfacher die Aufgaben zu priorisieren. Das Kanban Board ist eine Möglichkeit deine ToDo Listen für mehr Überblick zu visualisieren.
Inhaltsverzeichnis
- Knaben: Visualisierung von Prozessen und Aufgaben
- Aufgaben mit einem Kanban Board visualisieren
- Singletasking dank Kanban
Kanban: Visualisierung von Prozessen und Aufgaben
Wir sind mittlerweile gewöhnt, dass ständig neue Impulse und oft auch damit einhergehende neue Aufgaben oder zumindest Ideen auf uns einprasseln. Aufgrund der steigenden Komplexität unseres Alltags haben wir bereits agile Methoden, wie Scrum und die dazugehörige Sprintplanung unter die Lupe genommen und ich muss zugeben, mich entspannt die erhöhte Flexibilität und die kurzfristigere Planung.
Die Kurzfristigkeit ist aber nur die eine Seite, ein weiteres Hilfsmittel ist die Visualisierung. Immer mehr Projektmanagement Tools, die auch viele Einzelunternehmer:innen benutzen arbeiten mit Boards anstatt Listenansichten und erstellen Flussdiagramm, um Prozesse besser darzustellen. Auch hier scheint die Komplexität immer weiter zu steigen und wir verlieren rasch den Überblick.
Ich denke schon, dass wir immer noch in der Lage wären komplexe Abläufe auch ohne große Grafiken zu meistern, aber unser Gehirn ist so damit beschäftigt jede Form der Ablenkung auszublenden, sodass wir froh um jede geistige Unterstützung sind. Wir bekommen durch Visualisierungen also den Kopf frei(er) und stellen sicher, dass wir mit einem Blick sofort wieder zurück zu einem Projekt kehren. Das ist ein bequemer und sehr effizienter Weg nicht nur für Teams, die sich so organisieren, sondern auch für Einzel-Selbstständige.
Die Möglichkeiten dafür sich zahlreich, heute stelle ich dir eine sehr einfache Variante vor.
Aufgaben mit einem Kanban Board visualisieren
Ein Teil der Scrum Methode ist häufig ein Kanban Board. Es dient der Visualisierung des Workflows und wird für jeden Sprint angelegt. Das Kanban Prinzip stammt von Toyota und wurde dort in den 1940er in der Autoindustrie entwickelt, um nur noch Produkte nach dem aktuellen Kundenbedarf zu produzieren. Kanban ist japanisch und steht für die Worte „Karte“ und „Tafel“, jene Elemente mit deren Hilfe die anstehenden Aufgaben für die Mitarbeiter visualisiert wurden. Kanban ist somit im Grunde eine übersichtlich gestaltete ToDo Liste.
Aufgaben in Spalten anordnen
Die einzelnen Aufgaben werden klar definiert und auf Karten geschrieben, die dann auf eine Tafel oder ein (virtuelles) Board gepinnt werden. Jede Aufgabe muss dabei für sich stehen. Gibt es Abhängigkeiten von anderen Aufgaben, sollte die einzelnen Handlungsschritte unterteilt und als einzelne Aufgaben geführt werden. Auf dem Board gibt es zumindest drei Spalten. Eine mit den unerledigten Aufgaben (Todo Liste), eine mit den Aufgaben in Bearbeitung und eine für die erledigten Aufgaben. Die Spalten mit den Aufgaben in Bearbeitung kann sich gegebenenfalls in mehrere Prozessschritte aufteilen. Für die Bearbeitung wird eine Aufgabe aus der ToDo Liste genommen und solange in die zweite Spalte gepinnt, bis sie erledigt ist und weiter in die dritte Spalte wandern kann. So weißt du und jeder weitere Beteiligte genau, woran du gerade arbeitest.
Zusätzlichen Überblick durch Farben und Symbole
Für alle die an mehreren Projekten gleichzeitig oder mit vielen Teammitgliedern arbeiten sind ein Symbol pro Projekt oder verschiedenen Farben für einzelne Mitarbeiter:innen sinnvoll. Das Prinzip ist sehr einfach und soll nicht krampfhaft verkompliziert werden. Erlaubt ist jedoch alles, was zusätzlichen Überblick gibt.
Singletasking dank Kanban
Ein wichtiger Punkt des Kanban Prinzip ist die Vermeidung von Multitasking. Jede Person sollte immer nur an einer konkreten Aufgabe arbeiten. Oder anders formuliert, es gibt nur eine bestimmte Anzahl an Aufgaben die gleichzeitig in Bearbeitung sein dürfen. Der Fokus liegt im Idealfall so lange auf einer Aufgabe, bis die Aufgabe erledigt ist. Dieses Single-Tasking schafft in größeren Teams Klarheit, bringt aber auch Einzelunternehmer:innen mit einer langen ToDo Liste auf den Boden der Tatsachen.
Je mehr Aufgaben wir nämlich in der Warteschlange haben, desto stärker tendieren wir zum Multitasking. Dieses Verhalten erhöht aber weder die Abschlussrate unserer Aufgaben noch die Qualität der Arbeit.
Personal Kanban für komplexe ToDo Listen
Das Kanban Board zeigt dir schön, wie viele Aufgaben du gleichzeitig zu lösen versuchst. Hast du in der mittleren der drei Spalten mehr als eine Aufgabe, sollte das im Normalfall nur aus einem der zwei folgenden Gründe passieren.
Du konntest die vorherige Aufgabe nicht abschließen, weil
- dir Informationen, Material, etc. fehlen oder
- du an mehreren (Kunden)-Projekten arbeitest, zwischen denen du deine Arbeitszeit aufteilst und du musstest aufgrund des Wochentags oder anderer Vereinbarungen zum anderen Projekt wechseln.
Egal welcher der beiden Gründe zutrifft, unterbrich eine Aufgabe immer nur mit genauen Hinweisen, wo du gerade stehst und was der nächste Schritt ist. So weißt du auf einen Blick, warum die Aufgabe noch nicht erledigt ist, und du kannst eine weitere Aufgabe in die Mitte deines Kanban Boards ziehen. Beim Wiedereinstieg in die Aufgabe sparst du wertvolle Zeit und hast immer alles im Überblick.
Weiterführende Methoden:
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