Monatsplanung: Unverzichtbare Zeitmanagement Routine!
Dieser Beitrag enthält nützliche Tipps und eine Schritt für Schritt Anleitung für den Aufbau einer effektiven Monatsplanung-Routine. Mit nur 45-60 Minuten pro Monat kannst Du durch Rückblick und Zielsetzung Deine Produktivität steigern und in allen Lebensbereichen für mehr Zufriedenheit sorgen. Wir zeigen, wie Du mit gezieltem Timeboxing und einer fokussierter Planungsroutine Deine Ziele in Arbeit, Beziehung, Freizeit, Bildung und Gesundheit erreichst und jeden Monat optimal nutzt.
Von Wolfgang Bretschko
Inhaltsverzeichnis
- Timeboxing hilft dir, dich nicht in der Aufgabe zu verlieren
- Entwickle einen Workflow als Basis der Routine
- Vermeide Perfektionismus
Zu meiner Planungs- Routine gehört es, einmal am Tag den aktuellen Tag zu planen, mich einmal in der Woche hinzusetzen, um mir einen Überblick über die nächste Woche zu verschaffen und einmal im Monat auf das Monat zurückblicken und die Ziele und Arbeitsschwerpunkte für das nächste Monat festzulegen. Tages–, Wochen– und Monats-Planung sind fixe Bestandteile meiner Planungs-Routine.
Auf den ersten Blick mag das ziemlich aufwendig klingen und viel Zeit beanspruchen. Bei genauerer Betrachtung beansprucht diese Planungsroutine ungefähr 5 % bis 6% meiner Arbeits-Zeit.
Der monatliche Rückblick und die Planung für das nächste Monat ist der schwierigste Teil dieser Planungsroutine. Dies hängt damit zusammen, dass eine Routine die nur einmal im Monat stattfindet nur über einen längeren Zeitraum hinweg tatsächlich zu einer Routine werden kann. Du wirst am Anfang wahrscheinlich feststellen, dass es nicht so einfach ist dich 45-60 Minuten konzentriert dieser Aufgabe zu widmen. Allzu leicht lassen wir uns ablenken. Wir checken unseren Mail Account nehmen einen Anruf an und schon sind wir aus dem Flow der Aufgabe. Schalte dein Handy auf Flugmodus und nimm dir bewusst 45-60 Minuten Zeit. Ich habe mir auch angewöhnt solche Tätigkeiten, die rund 1 Stunde beanspruchen auch als kleine Achtsamkeitsübung zu betrachten. Schaffe ich es 45-60 Minuten konzentriert bei einer Aufgabe zu bleiben? Wie viel ist ist auch dies eine Frage der Übung.
Ob du digital oder analog planst hängt von deinem persönlichen Arbeitsstil ab. Wichtig ist, dass du die Planung und deine Erkenntnisse schriftlich festhältst.
Timeboxing hilft dir, dich nicht in der Aufgabe zu verlieren
Wir alle kennen das Phänomen, dass sich die Arbeit sehr oft auf die zur Verfügung stehende Zeit ausdehnt. Wenn ich mir für eine Aufgabe eine halbe Stunde vornehme werde ich wahrscheinlich diese Aufgabe in 30-45 Minuten erledigen. Nehme ich mir 2 Stunden vor werde ich wahrscheinlich für die gleiche Aufgabe zwischen eineinhalb und 2 Stunden brauchen. Natürlich kann ich nicht beliebig mit der Zeit jonglieren, aber eine realistische Einschätzung hilft dabei sich in den einzelnen Aufgaben nicht zu verzetteln. Daher ist ein klarer zeitlicher Rahmen und der Aufbau einer Routine, damit sich der zeitliche Rahmen halten lässt, ein wesentlicher Bestandteil bei der Erledigung fast aller Aufgaben.
Damit ich mit der Zeit für den Monatsrückblick und die Planung auskomme und mich beim Planen nicht verzettle, setze ich mir ganz klare zeitliche Limits für die einzelnen Planungsschritte. Ich teile eine Aufgabe, die ich in 45 Minuten erledigen will in zwei bis drei Schritte ein.
Entwickle einen Workflow als Basis der Routine
Eine klare und immer gleiche Abfolge der Schritte hilft dir einen Workflow aufzubauen und dran zu bleiben ohne dich in der Aufgabe zu verlieren. Je öfter du den Monatsrückblick und die Vorschau erledigst desto routinierter wirst du. Dein zeitliches Investment und das konsequente Dranbleiben werden sich lohnen, weil du damit deine Ziele mit deiner Wochenplanung verknüpfst und du dich dabei selber besser kennen lernst.
Eine Routine besteht in einer einer fixen Abfolge von Arbeitsschritten die sich für die Erledigung einer bestimmten Aufgabe bewährt haben. Für die Monatsplanung haben sich drei Schritte bewährt:
Schritt 1: Rückblick und Reflexion
Schritt 2: Ziele-Check
Schritt 3: Monatsplanung
Schritt 1: Rückblick und Reflexion (10 Minuten)
Der Rückblick dient der Psychohygiene. Wir tendieren dazu, sehr kritisch mit uns zu sein. Unser Gehirn neigt dazu Negatives wie ein Schwamm aufzusaugen und Positives rinnt wie Wasser durch ein Nudelsieb. Der Rückblick lässt uns achtsamer werden. Wann immer ich bewusst zurückblicke, auf meinen Kalender schaue und mir einen Überblick über die erledigten Aufgaben verschaffen, stelle ich fest dass ich mehr weitergebracht habe als ich in Erinnerung habe. Der Rückblick hilft mir auch Erfolge bewusst zu verankern und kurz darüber nachzudenken was die wesentlichen Rahmenbedingungen dafür waren. So lerne ich und kann meine Planung Monat für Monat optimieren.
Als Tool bietet sich dafür das Stimmungsbarometer an, das mir hilft einen qualitativen Blick auf die 5 wichtigsten Lebensbereich, Arbeit, Beziehung, Freizeit, Bildung und Gesundheit zu richten.
Schritt 2: Ziele-Check (10 Minuten)
In diesem Schritt geht es um Fortschritte in den fünf wesentlichen Lebensbereichen: Arbeit, Beziehung, Freizeit, Bildung und Gesundheit. Wenn du den Monatsrückblick und die Vorschau zum ersten Mal machst, kannst du diesen Schritt überspringen und gleich in die Planung der Ziele und Arbeitsschwerpunkte für das nächste Monat gehen. Diese Planung der Ziele und Arbeitsschwerpunkte ist dann die Basis für deinen Ziele-Check im nächsten Monat.
Frage Dich, wie Du in jedem dieser Bereiche im vergangenen Monat vorangekommen bist. Hast Du Deine beruflichen Ziele erreicht? Wie steht es um die Pflege Deiner Beziehungen? Gab es genug Zeit für Entspannung und Freizeitaktivitäten? Wie hast Du in Deiner persönlichen Bildung und Gesundheit Fortschritte erzielt?
Dieser umfassende Blick hilft Dir, ein ausgeglichenes Leben zu führen und sicherzustellen, dass kein wichtiger Bereich vernachlässigt wird.
Schritt 3: Monatsplanung (20 - 30 Minuten)
Bei der Planung für den nächsten Monat konzentriere Dich dich wieder auf die fünf Lebensbereiche. Setze Dir Ziele, die Deine Arbeit, Beziehungen, Freizeit, Bildung und Gesundheit fördern. Vielleicht möchtest Du ein neues Projekt bei der Arbeit starten, regelmäßige Treffen mit Freunden planen, Zeit für ein neues Hobby finden, einen Bildungskurs belegen oder einen Gesundheitsplan erstellen. Meine Erfahrung beim Zielsetzen, weniger ist mehr. Du musst nicht zwingend für alle Lebensbereiche jedes Monat ein neues Ziel setzen. Indem Du Ziele in diesen Bereichen setzt, schaffst Du eine harmonische Balance, die Dir dabei hilft, sowohl beruflich als auch persönlich zu wachsen.
Damit deine Ziele nicht nur wage Vorsätze bleiben überleg dir für jedes der Ziele die konkrete nächsten Aufgabe, die in deiner Wochenplanung einfließen kann.
Vermeide Perfektionismus - Better done than Perfect
Für die Planung gilt das Motto „Better done than Perfect„. Ein Monat ist ein langer Zeitraum. Es geht nicht darum detailliert zu planen sondern darum die Leitplanken für den nächsten Monat festzulegen und die grobe Ausrichtung zu bestimmen. Ein grober Plan ist besser als gar kein Plan. Die Detailplanung erfolgt dann bei der Planung deiner Woche und deiner Tage. Der Monatsplan ist die Hintergrundfolie für diese Planung. Wenn du dir einmal im Monat 1 Stunde Zeit dafür zu nimmst, wirst du zielgerichteter arbeiten und dich weniger von den Ereignissen des Tages treiben zu lassen.
So wird dieses Zeitmanagement-Tool zu einem fixen Bestandteil deiner persönlichen Entwicklung in allen Lebensbereichen. Feiere Deine Fortschritte in Arbeit, Beziehung, Freizeit, Bildung und Gesundheit. Jeder kleine Schritt in diesen Bereichen ist ein Schritt zu einem ausgeglicheneren und zufriedeneren Leben.
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