Ordnung am Arbeitsplatz schaffen
Über das Maß an Ordnung wird nicht nur in fast jedem Haushalt gestritten, es ist auch am Arbeitsplatz eine ganz individuelle Sache, wie aufgeräumt der Arbeitsplatz sein muss, um seiner Arbeit produktiv nachgehen zu können. Die Sache ganz sich selbst zu überlassen, bewährt sich laut Aufräumcoach Marie Kondo aber selten.
Inhaltsverzeichnis
- Verbessert Ordnung die Arbeitsleistung?
- Das richtige Maß an Ordnung finden
- Eine ordentliche Umgebung schaffen
Verbessert Ordnung die Arbeitsleitung?
Während ich das Buch zum Aufräumen am Arbeitsplatz von Marie Kondo lese, zweifle ich, dass das Aufräumen des Arbeitsplatzes einen so großen Effekt auf das Arbeitsleben hat, wie die Autorin in ihrem Buch beschreibt. Ich habe aber auch schon einige Folgen ihrer Aufräum-Serie gesehen und gemerkt, dass es Menschen gibt, die sich schwer tun Dinge (aller Art) zu entsorgen und schließlich unweigerlich den Überblick verlieren bzw. im Chaos untergehen. Warum also sollte es an ihrem Arbeitsplatz anders sein.
Hier kann man dann nicht mehr von einem kreativen Chaos sprechen, denn nur wenn ich weiß, was alles auf meinem Schreibtisch liegt (und bestenfalls auch wo) kann ich an einem überfüllten Arbeitsplatz produktiv arbeiten. Es bedarf also einer gewissen Ordnung im Kopf und meist ist aufräumen besser als Suchen.
Marie Kondo beschreibt jedenfalls einige Beispiele, in denen Menschen durch einen sortierten (ich schreibe hier absichtlich nicht ordentlichen) Arbeitsplatz ihre Arbeitsleistung verbessern konnten. Sie prokrastinierten weniger, weil sie nicht ständig abgelenkt wurden. Sie fanden alle wichtigen Arbeitsmaterialen sofort und konnten sich voll und ganz auf ihre eigentliche Tätigkeit konzentrieren. All das wünschen wir uns im so-smart.club ebenfalls: weniger Prokrastination, Effizienz (= Zeit sparen) und Fokus.
Unordnung erzeugt Überforderung
Den Untersuchungen, die Scott Sonenshein in dem gemeinsamen Buch mit Marie Kondo anführt, legen nahe, dass Unordnung nicht nur aus den genannten Gründen zu Unproduktivität führt. Es sieht noch ein weitreichenderes Problem. Durch Unordnung erzeugen wir Überforderung, weil unser Gehirn ständig sehr viele Sinneseindrücke verarbeiten muss. Das beeinträchtigt aufgrund der Flut an Dingen, Informationen und Aufgaben langfristig unsere Entscheidungsfähigkeit. Wir haben dann langsam das Gefühl, die Kontrolle zu verlieren und dieses Gefühl löst bei den meisten Menschen Stress aus. Wir wissen nicht mehr, was (uns) wichtig ist, vergeuden Zeit und kommen in einen Teufelskreis.
Das alles passiert, wie so oft, ganz unbewusst, hat aber mitunter weitreichende Konsequenzen. Ein guter Grund die eigene Ordnung am Arbeitsplatz einmal unter die Lupe zu nehmen.
Das richtige Maß an Ordnung finden
Wie eingangs erwähnt, sind wir alles unterschiedliche Typen und brauchen nicht nur aufgrund unseres Jobs eine andere Ordnung am Arbeitsplatz.
Ums sich also nicht von unserem Arbeitsplatz und den dort angesammelten Dingen beeinflussen zu lassen, kann der Prozess zunächst rein mental starten, indem wir uns fragen, welche Materialien zum Arbeiten brauchen. Visualisiere dafür kurz dein ideales Arbeitsleben und schreibe die nötigen Dinge dafür auf.
Die Übung lässt sich auch auf immaterielle Dinge ausweiten (Apps, digitale Tools, etc.) doch starten wir zunächst mit den Dingen, die wir an unserem Arbeitsplatz stehen und liegen haben. Dazu gehören, Bücher, Unterlagen, Büromaterial, persönliche Gegenstände, etc.
Bei einer Person können das lediglich drei Dinge sein, weil sie als digital Nomad mit einem Laptop und einem Notizbuch mit Stift auskommt. Jemand anderes kann wiederum Produktproben oder Arbeitsunterlagen aus verschiedenen Projekten brauchen, weil er entweder viel analog arbeitet oder die Produkte physische Dinge sind. Das Maß an Gegenständen ist also sehr individuell.
Ordnung ist nicht gleich Minimalismus
Das Ziel ist also nicht unbedingt nur sehr wenige Dinge am Schreibtisch liegen zu haben. Ein paar wenige Gegenstände kann jede:r in Ordnung halten. Eine Ordnung brauchst du vor allem, wenn du mehr Unterlagen hast, die du im Überblick behalten musst.
Ein sinnvolles Ablagesystem ist also das um und auf für Ordnung am Arbeitsplatz. Doch zunächst wird aussortiert. Was übrig bleibt wird dann kategorisiert und in Ordner, Schubladen oder anderen Aufbewahrungs-Boxen. Wobei Marie Kondo empfiehlt übrigens, Unterlagen möglichst immer hochkant zu lagern, weil man sie dann schneller zur Hand.
Eine ordentliche Umgebung schaffen
Um einen durchschnittlichen Arbeitsplatz aufzuräumen, braucht man laut Marie Kondo etwa fünf Stunden. Am besten ist es zunächst ein „Aufräum-Festival“ zu veranstalten und alles in einem Rutsch aufzuräumen. Danach reichen regelmäßige Aufräum-Aktionen im Alltag, um die Ordnung zu erhalten.
Der Start mit einer einmaligen Aktion hat vor allem den Sinn, ein Bewusstsein für all die Dinge, die sich an unserem Arbeitsplatz angesammelt haben, zu bekommen. Räumen wir nur auf und entfernen unnötige Dinge und lassen aber den Rest stehen, übersehen wir viele unnötige Dinge, die unser Gehirn gar nicht mehr wahrnimmt. Ein Bestandsaufnahme, die jedes „Aufräum-Festival“ einleitet ist also essentiell. Dafür werden ALLE Gegenstände vom Schreibtisch entfernt und auf dem Boden gestapelt. Allein der Anblick macht schon viel mit einer Person. Hat sich da wirklich so viel angesammelt?
Dann wird jeder Gegenstand in die Hand genommen und es wird entschieden, ob er bleiben darf. Dabei helfen folgende Impulsfragen:
- Bereitet mir der Gegenstand persönlich Freude*?
- Hat der Gegenstand eine Funktion und erleichtert mir die Arbeit?
- Wird mir der Gegenstand in der Zukunft Freude bereiten / die Arbeit erleichtern?
*Das Wort Freude ist hier austauschbar mit Glück, Erfolg oder jedem anderen Wort, das mit mir resoniert.
Freude statt negativen Gefühlen
Warum wir hier mit dem Wort Freude so aktiv arbeiten, hat folgenden Hintergrund. Scott Sonenshein beschreibt dafür das Phänomen, das unser Gehirn negativen Erfahrungen mehr Gewicht beimisst. Traurigkeit, Wut und Angst beschäftigen uns deshalb länger. Die Autoren versuchen sich hier aber bewusst mit den positiven Effekten des Aufräumens beschäftigen. Du sollst dich also nicht in erster Linie von etwas trennen, es loslassen, sondern dich für etwas bewusst entscheiden.
Im Buch heißt es: „Nicht krank zu sein ist nicht dasselbe, wie gesund zu sein, nicht arm zu sein nicht dasselbe, wie reich zu sein, und nicht traurig zu sein nicht dasselbe, wie glücklich zu sein. Analog gilt: Sich von Dingen zu trennen, die wir nicht mögen, ist nicht dasselbe, wie Dinge auszuwählen, die uns Freude bereiten.“
Deshalb wird auch nicht gefragt: „Was brauchst du nicht mehr?“ oder „Was nervt dich?“ obwohl wir (oder ich zumindest) mit der Frage im ersten Moment mehr anfangen könnten. Die Frage „Was macht dir Freude?“ will den Fokus auf die wenigen Dinge legen, die uns berühren oder zumindest wirklich weiterhelfen. Der Rest kann eigentlich weg oder zumindest außer Sichtweite in ein „Archiv“
Aufräumen nach der Kon-Marie Methode
Marie Kondo beginnt den Aufräum-Prozess immer mit den wenig emotional beladenen Dingen, wie Bücher. Danach kommen in diesem Fall die Unterlagen dran. Komono ist der Kleinkram, wie Büromaterial, Elektrozubehör, jobspezifische Gegenstände (Produktproben, Arbeitsmaterialien, etc.), persönlicher Bedarf (Snacks, Handcreme, Kosemtika, etc.). Erst ganz zum Schluss werden emotional aufgeladene Gegenstände aussortiert. Nach all den vorangegangenen Kategorien bist du dann schon in Übung und kannst leichter entscheiden, was dir noch echte Freude bereitet. Von allen anderen Gegenständen verabschiedet die Aufräum-Expertin sich im Stillen und lässt sie dankbar los.
Danach startest du mit wenigen Dingen, die dir Freude bereiten oder deren Funktion du genau kennst, in einen produktiven Arbeitstag.
Quelle
Der Tipp basiert auf dem Buch: Glücklich im Job, glücklich im Leben von Marie Kondo und Scott Sonenshein, Rowohlt Taschenbuch Verlag, 2020.
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