Die 3 Säulen effektiven Zeitmanagements

Unsere aller Arbeitsrealität ist oft ein ständiger Kampf gegen die Zeit.

Die Zeit verrinnt, während du versuchst, mit den Anforderungen deines Berufslebens Schritt zu halten. Die E-Mails stapeln sich, die Meetings reihen sich aneinander, und deine persönlichen Bedürfnisse scheinen immer weiter in den Hintergrund zu rücken. Das Gefühl niemals wirklich abschalten zu können überkommt dich.

In einer Welt, in der die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben immer mehr verschwimmen, ist es eine Herausforderung, nicht nur produktiv, sondern auch zufrieden und ausgeglichen zu bleiben.

Um in diesem ständigen Strom der Anforderungen und Aufgaben nicht unterzugehen, brauchst du bestimmte Fähigkeiten und Kompetenzen. Es geht nicht nur darum, hart zu arbeiten, sondern smart zu planen.

Dazu gehört, dass du Prioritäten setzen kannst, Aufgaben effektiv delegierst, und vor allem, dass du eine klare Vision davon zu hast, was du erreicht willst und was nicht. Der Grundgedanke von Viktor Frankel, „Wer ein warum hat, erträgt fast jedes wie“ hat nichts von seiner Aktualität eingebüßt.

Diese Fähigkeiten sind essentiell, um nicht in der Flut der Verpflichtungen zu ertrinken.

Text: Wolfgang Bretschko

Inhaltsverzeichnis

1. Planen als Schlüsselkompetenz im Zeitmanagement
2. Die drei Säulen der so-smart.planning Methode: Zeitmanagement für ein ausgeglichenes Leben
3. Die Reise zur Meisterschaft im Zeitmanagement - eine kurze Geschichte 

Planen als Schlüsselkompetenz im Zeitmanagement

Der wahre Schlüssel in dieser Gleichung ist das Planen. Planen ist eine Kunst und eine Fähigkeit zugleich, die es dir ermöglicht, Ordnung ins Chaos zu bringen. Es ist die Fähigkeit, den Überblick zu bewahren, zu entscheiden, was wichtig ist und was warten kann. Planen bedeutet, proaktiv zu sein statt reaktiv, Kontrolle über deine Zeit zu haben statt von ihr kontrolliert zu werden. Und genau hier setzt die so-smart.planning Methode an.

Die drei Säulen der so-smart.planning Methode: Zeitmanagement für ein ausgeglichenes Leben

1. Der Terminplan: Freiraum schaffen

Ein überfüllter Kalender ist ein Symbol unserer Zeit. Mit unserer Methode lernst du, wie du einen Terminplan erstellst, der nicht nur Raum für deine beruflichen Verpflichtungen lässt, sondern auch bewusst Pausen und Zeiten für persönliche Interessen einplant. So kannst du zufrieden ins Wochenende gehen, wissend, dass du sowohl deinen beruflichen als auch persönlichen Bedürfnissen gerecht geworden bist.

Planen heißt Entscheidungen zu treffen und Kompromisse zu schließen, auch mit dir selbst. Ohne Kompromisse würdest du alles auf dich nehmen, zu allem Ja sagen und dich nie den Entscheidungen stellen, die dich ausmachen. 

Wenn du deine Zeit frei einteilen kannst, solltest du du ganz bewußt entscheiden, von wann bis wann du arbeiten willst, wieviele Stunden du in der Woche produktiv sein willst und kannst. Schaffe bewußt Freiräume in deinem Kalender, die dir die notwendige Flexibilität geben, um auf Unvorhergesehenes reagieren zu können, um nicht den ganzen Plan über den Haufen werfen zu müssen.

Ein Anwendungsbeispiel: Stelle dir vor, du bist Freiberufler und arbeitest an mehreren Projekten gleichzeitig. Mit unserer Methode lernst du, feste Arbeitsblöcke für jedes Projekt einzuplanen, Routinen für deine Kernaktivitäten aufzubauen, die deinen Tag strukturieren und dich weniger abhängig von Motivationstiefs machen. Gleichzeitig schaffst du bewusst Freiräume für Pausen und Erholung .

So könnte ein typischer Tag aussehen: Vormittags arbeitest du konzentriert an Projekt A, nachmittags startest du mit deiner Emailroutine und beginnst dann mit Projekt B. Zwischen beiden Blöcken planst du eine längere Pause ein, in der du spazieren gehst, um den Kopf frei zu bekommen. Diese Struktur hilft dir, fokussiert und effizient zu arbeiten, ohne dich zu überfordern.

2. Die Aufgabenliste: Klarheit und Fokus

Eine wirre Liste von Aufgaben kann überwältigend sein. Wir zeigen dir, wie du eine strukturierte Aufgabenliste gestaltest, die einen klaren Überblick bietet und dir hilft, dich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Das Ziel ist es, eine Liste zu haben, die nicht nur erfüllbar ist, sondern auch ein Gefühl der Zufriedenheit und des Fortschritts vermittelt.

Die äußere Form des Kalenders dafür sorgt, dass du mit dem begrenzten Raum und der begrenzten Zeit umgehen musst. Die Woche hat sieben Tage und jeder Tag 24 Stunden. Alleine aufgrund dieses Rasters ergibt sich die Notwendigkeit Entscheidungen zu treffen und Kompromisse einzugehen. Wer zur gleichen Zeit drei Termine vereinbart, weiß, dass sich das nicht ausgehen wird und wird es darum vermeiden.

Einer klassischen Aufgabenliste fehlt diese Begrenzung. Während jede Woche einen Anfang und ein Ende hat, ist eine Aufgabenliste prinzipiell unbegrenzt. Darin liegt die Herausforderung bei der Aufgabenplanung und Erstellung einer Aufgabenliste. 

Ein Anwendungsbeispiel: Stell dir vor, du bist Unternehmer mit einer umfangreichen Liste an Aufgaben. Mit unserer Methode lernst du, diese Liste effektiv zu verwalten, indem du das Kanban-Prinzip anwendest. Diese visuelle Methode hilft dir, den Überblick über deine Aufgaben zu behalten und den Arbeitsfluss zu optimieren. Du siehst auf einen Blick, an welchen Projekten gerade gearbeitet wird und welche Aufgaben als Nächstes anstehen.  Dieses System fördert die Fokussierung auf aktuelle Aufgaben und erleichtert es dir, die Prioritäten klar zu setzen und deine Ressourcen effizient zu nutzen. So wird deine Aufgabenliste so übersichtlich wie dein Kalender. 

3. Die Planungsroutine: Effizienz und Balance

Eine Routine für deine Planung zu entwickeln, bedeutet, eine Struktur zu schaffen, die dir hilft, Zeit zu sparen und gleichzeitig Freiraum für das Wesentliche zu schaffen. Wir begleiten dich dabei, eine solche Routine, Schritt für Schritt zu entwickeln, die sich nahtlos in deinen Alltag integriert und dir hilft, langfristig effizient und ausgeglichen zu bleiben. 5% deiner Arbeitszeit reichen für die Etablierung einer Planungsroutine, die dafür sorgt, dass du 95% deiner Zeit produktiv arbeiten kannst. 

Ein wesentlicher Teil der Planungsroutine ist das regelmäßige Reflektieren. Der Rückblick hilft dir den Blick zu schärfen und die kleinen und goßen Stellschrauben zu finden, um die eigenen Stärken auszubauen und zu lernen mit deinen eigenen Schwächen liebevoll umzugehen. Reflektieren macht die eigene Selbstwirksamkeit oft erst sichtbar und stärkt somit das Selbstvertrauen. 

Ein Anwendungsbeispiel: Angenommen, du bist Führungskraft in einem mittelständischen Unternehmen. Eine effektive Planungsroutine beinhaltet, dass du jeden Freitagnachmittag 45 Minuten  damit verbringst, die vergangene Woche zu reflektieren und die nächste Woche zu planen. In dieser Zeit bewertest du, was gut lief, wo Herausforderungen auftraten und wie du diese in Zukunft angehen kannst. Du legst die Prioritäten für die nächsten Woche fest und planst deine Termine und Aufgaben. Diese Routine gibt dir eine klare Richtung und hilft dir, proaktiv und fokussiert in die neue Woche zu starten und entspannt ins Wochenende zu gehen. 

Die Reise zur Meisterschaft im Zeitmanagement

Zum Schluss möchten wir eine kurze Geschichte erzählen, die den Kern unserer so-smart.planning Methode einfängt. 

Stell dir Anna vor, eine talentierte Marketingexpertin, die sich als Freelancerin selbstständig machte. Anna war anfangs überwältigt von der Flut an Aufgaben und Verantwortlichkeiten, die auf sie einprasselten. Ihre Tage waren ein Wirbelwind aus Meetings, E-Mails und Projektfristen. Sie fühlte sich ständig gehetzt, unfähig abzuschalten und ihre wenige Freizeit zu genießen.

Doch dann entdeckte Anna unser Coaching-Programm. Schritt für Schritt tauchte sie in die Welt des effektiven Zeitmanagements ein. Sie lernte, ihren Kalender so zu gestalten, dass er nicht nur Termine über Termine, sondern auch bewusst eingeplante Pausen enthielt. Anna fand heraus, wie sie durch gezielte Planung und das Setzen von Prioritäten nicht nur produktiver wurde, sondern auch mehr Freude an ihrer Arbeit fand.

Mit der Kanban-Methode verwandelte sie ihre bisher chaotische Aufgabenliste in ein klares, strukturiertes System. Sie sah ihre Fortschritte und konnte ihre Ressourcen effizienter nutzen. Das gab ihr ein Gefühl der Kontrolle und Zufriedenheit.

Die größte Veränderung für Anna war jedoch die Entwicklung ihrer Planungsroutine. Sie begann, regelmäßig ihre Woche zu reflektieren und die nächste zu planen und einmal am Tag ihre Planung zu aktualisieren. Diese Routine half ihr, ihre Ziele und Aufgaben klar zu definieren und gab ihr eine klare Richtung für jede Woche. Freitage wurden zu ihrem Lieblingstag, denn sie wusste, dass sie die Woche mit einem Gefühl der Zufriedenheit abschließen und entspannt ins Wochenende gehen konnte.

Annas Geschichte ist ein Beispiel dafür, wie unser so-smart.planning Coaching-Programm dein Leben verändern kann. Es geht nicht nur darum, produktiver zu sein. Es geht darum, ein Gleichgewicht zwischen Arbeit und Freizeit zu finden, Stress zu reduzieren und letztendlich ein erfüllteres und glücklicheres Leben zu führen.

Bist du bereit, deine eigene Erfolgsgeschichte zu schreiben? Tritt unserem Programm bei und beginne deine Reise zu effektivem Zeitmanagement und einem ausgeglichenen Leben. 

Wir, Konstanze und Wolfgang, sind hier, um dich auf diesem Weg zu begleiten.

"Meistere deine Zeit, meistere dein Leben." - Das ist unser Motto im so-smart.club, und wir laden dich ein, Teil dieser Veränderung zu werden.