Tagesplanung mit der ALPEN Methode
Wir beschäftigen uns immer wieder mit dem Thema Zeitmanagement. Doch was bedeutet das eigentlich? Zeit lässt sich nicht managen. Wir haben alle nur 24h pro Tag oder eine bestimmte Anzahl an Stunden, die wir arbeiten können. Eigentlich geht es um Selbstmanagement bzw. darum, unseren Arbeitstag bewusst zu planen.
Inhaltsverzeichnis
- Tagesplanung mit der ALPEN Methode
- Worum geht es in der ALPEN Methode?
- So funktioniert die ALPEN Methode
Tagesplanung mit der ALPEN Methode
Es gibt eine Vielzahl von Planungs- und Priorisierungsmethoden. Sie setzen alle einen anderen Fokus und sollen uns helfen, unsere Aufgaben zu selektieren.
Bei der ALPEN Methode wird vorausgesetzt, dass du deine anstehenden Aufgaben bereits so vollständig wie möglich auf einer Liste gesammelt hast. Sie fokussiert darauf, im nächsten Schritt mittels Timeboxing einen realistischen Zeitplan zu erstellen und so unseren Arbeitstag zu organisieren.
Das Wort ALPEN ist ein Akronym für:
- Aufgaben aufschreiben
- Länge einschätzen
- Pufferzeit einplanen
- Entscheidungen treffen
- Nachkontrollieren
Die ALPEN Methode unterscheidet sich von anderen Methoden außerdem durch die eingeplanten 40 Prozent Pufferzeit.
Worum geht es bei der ALPEN Methode?
Bei der ALPEN Methode geht es einerseits darum die Dauer, andererseits aber auch die Menge unserer Aufgaben pro Tag realistisch einzuschätzen. Sie lädt ein optimistisch zu planen und schnell ins Handeln zu kommen, senkt den Erfolgsdruck durch die Pufferzeiten aber wieder ein wenig.
Die Pufferzeiten werden in dieser Methode sehr großzügig angesetzt. Je nachdem, welcher Typ Mensch du bist und wie viel Selbstdisziplin du besitzt, wirst du damit anders umgehen. Die einen dehnen die Arbeit bis in die Pufferzeit aus, die anderen sind motiviert die Pufferzeiten für andere Aufgaben oder Pausen zu nutzen. In vielen Berufsgruppen sind Pufferzeiten sowieso wichtig, um unvorhergesehene Themen überhaupt einplanen zu können.
Das Ziel der Methode ist aber eben nicht, die Pufferzeit gedanklich direkt in die Arbeitszeit einzurechnen, sondern sich möglichst genau an die geschätzte Arbeitszeit zu halten. Schon, dass du all deine Aufgaben des Tages notierst und einen Plan machst, steigert die Produktivität erheblich. Doch erst durch realistisches Timeboxing erhältst du die Kontrolle über deinen Zeitplan und schaffst dir persönliche Freiräume.
Bei der Planung ist es außerdem sinnvoll auf den eigenen Biorhythmus zu achten oder diesen zumindest anhand der Tagesplanung zu beobachten. Meist sind wir in den ersten Stunden des Tages am produktivsten, doch jeder Mensch tickt anders.
So funktioniert die ALPEN Methode
1) Aufgaben aufschreiben. Nimm aus deiner To-Do-Liste die Aufgaben und anstehenden Termine für den Tag und schreibe sie untereinander auf. Dazu gehört das Beantworten von E-Mails, Kundentermine und die dazugehörige Vorbereitung. Alles was du dir an diesem Tag vorgenommen hast.
2) Länge einschätzen. Beim Auflisten der Aufgaben hast du vermutlich schon bemerkt, ob du all diese Aufgaben realistisch an einem Tag abarbeiten kannst. Schreibe nun für eine genaue Planung den erwarteten Zeitaufwand neben jede der Aufgaben. So siehst du noch genauer, ob du die Aufgaben rein rechnerisch an einem Arbeitstag erledigen kannst.
3) Pufferzeit einplanen. Überprüfe nun die Zeitangaben noch einmal und korrigiere sie, wenn du mehr als 60% der Arbeitszeit verplant hast, solltest du mehr Puffer einrechnen. Wobei die Hälfte der Zeit als absoluter Puffer eingerechnet werden und der Rest für kleine Zwischenaufgaben oder als zusätzliche Pausenzeiten verwendet werden können.
4) Entscheidungen treffen. Nun geht es darum, anhand der Länge und Menge der Aufgaben Prioritäten zu setzen. Welche Aufgabe ist wichtig, welche nicht? Welche könntest du noch aufschieben? Welche muss unbedingt heute erledigt werden? Falls nötig, mach den Test mit der Eisenhower Matrix.
Falls die zeitliche Rechnung schon auf den ersten Blick nicht aufgeht. Sei radikal und streiche alle Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind. Halte dir lieber eine kleine Liste kurzer Aufgaben zurück, die du noch erledigen kannst, falls deine Pufferzeiten nicht aufgebraucht sind.
5) Nachkontrollieren. Die wichtigste Frage am Ende des Tages ist: Hast du erreicht, was du dir vorgenommen hast? Nutze die letzten Minuten des Arbeitstages, um Bilanz zu ziehen.
Das hilft dir nicht nur, den zeitlichen Aufwand einzelner Aufgaben immer besser einzuschätzen, es stärkt auch das Selbstvertrauen. Wenn du immer öfter mit einer erledigten Aufgabenliste in den Feierabend gehst, steigert das deine Selbstwirksamkeit und gibt dir das Gefühl der Kontrolle über deine Arbeitsplanung.
Doch Vorsicht! In den ersten Tagen wirst du mit dieser Methode vermutlich eher deine täglichen Zeitfresser identifizieren, als optimal zu planen. Nutze diese Erkenntnisse, notiere die Zeitfresser und gibt ihnen mehr Raum oder versuche sie auszuschalten. Lerne aus vorangegangenen Tagesplänen und verwende die Methode über einen Zeitraum von mindestens zwei Wochen, um erste Erfolge beobachten zu können.
Bei der Nachkontrolle kannst du direkt den nächsten Tag strukturieren und deine Erkenntnisse in die Planung einfließen lassen.
Falls dir das alles noch zu schwierig erscheint, mach es wie die Mitglieder des so-smart.club und mach zunächst eine grobe Wochenplanung mit der ALPEN Methode und reduziere erst später auf einzelne Tage.
Quelle:
Die ALPEN-Methode wurde ursprünglich von dem deutschen Wirtschaftswissenschaftler und Zeitmanagement-Experten Lothar Seiwert entwickelt. Sie gehört neben der Eisenhower-Matrix und der SMART-Methode zu den populärsten Zeitmanagement-Methoden.
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