Kennst du die Kernaktivitäten deiner Arbeit?
Wir alle haben keine Probleme den ganzen Tag mit Aufgaben zu füllen oder zumindest unser Gehirn zu beschäftigen. Wenn wir gerade keiner beruflichen Tätigkeit nachgehen, dann erledigen wird den Haushalt, gehen unseren Hobbies nach oder denken darüber nach, was wir als nächstes tun könnten.
Das führt bei vielen Menschen dazu, dass sie ständig das Gefühl haben, für nichts Zeit zu haben und schlimmstenfalls ihre Arbeit nicht erledigt bekommen. Im so-smart.club arbeiten wir sehr viel mit Routinen, um Energie und langfristig Zeit zu sparen. Das ist ein Weg unsere Arbeit schneller erledigt zu bekommen. Ein anderer Zugang lautet, sich auf die wichtigsten Aufgaben zu fokussieren, hart zu priorisieren und entsprechend zu planen.
Inhaltsverzeichnis
- Welche Tätigkeiten bestimmen unseren Tag?
- Kernaktivitäten identifizieren
- Kernaktivitäten in der Wochenplanung
Mit welchen Tätigkeiten sind wir eigentlich den ganzen Tag über beschäftigt? Lass uns deine Aktivitäten differenzieren.
Ich stehe jeden Morgen auf, öffne die Vorhänge und das Fenster und gehe in die Küche, um Teewasser aufzustellen. Während das Wasser aufkocht gehe ich ins Bad und ziehe mich an. Dann gieße ich den Tee auf und mache währenddessen 3 Minuten Dehnungsübungen. Wenn der Tee fertig ist, gehe ich ins Schlafzimmer mache das Bett und schließe das Fenster.
Da all diese Tätigkeiten so routiniert sind, denke ich währenddessen bereits meinen Tag durch und bereite mich geistig auf die Arbeit vor. Eigentlich nehme ich mir meist vor, vor der Arbeit noch ein wenig zu lesen, aber oft bin ich gedanklich schon in der ersten Aufgabe und starte direkt damit.
Morgens plane ich mir immer konzentrationsintensive Aufgaben, wie die Content Erstellung - also zum Beispiel diesen Tipp ein und meine Morgenroutine bereitet mich ideal darauf vor. Alle Änderungsversuche oder der Plan dazwischen lesen zu wollen, sind eigentlich unnötig, denn das System funktioniert einwandfrei und lässt mich immer wieder staunen, wie schnell ich morgens komplexe Aufgaben abarbeiten kann. Diese Aufgaben sind meine Kernaktivität im so-smart.club. Dafür werde ich bezahlt.
Die Reihenfolge all unserer täglichen Tätigkeiten spielt eine Rolle.
Angefangen von den Grundbedürfnissen wie Nahrungsaufnahme oder Schlaf, über Bewegung, sozialer Austausch hin zu beruflichen Aktivitäten greifen all unserer Tätigkeiten ineinander. Wer eine optimale Abfolge gefunden hat, kommt spielend durch den Tag. Wer den eigenen Biorhythmus überlisten will, quält sich hingegen oft durchs Leben.
Ich starte den Tag mit einer klaren Routine, weil ich mich so geistig bereits auf die Arbeit vorbereiten kann. Keine der Tätigkeiten braucht meine Aufmerksamkeit, also mache sie immer gleich, um maximal entspannt im Tag anzukommen. Voller Energie kann ich mich dann an die Arbeit machen. Richte ich diesen Fokus auf etwas anderes wie Lesen oder Emails, verliere ich wertvolle Zeit.
Andere starten ihren Arbeitstag damit Emails zu checken und zu sehen, was sie über Nacht verpasst haben, weil sie sich sonst nicht konzentrieren können. Auch gut! Hauptsache der Tagesablauf zielt darauf ab, am Ende des Tages unsere Kernaktivitäten effizient zu erledigen.
Identifiziere deine Kernaktivitäten
Wenn ich von Kernaktivitäten schreibe, beziehe ich mich auf jene Tätigkeiten, für die du tatsächlich bezahlt wirst und die dich deinen Zielen näherbringen. Sie sind es, die du am Ende des Tages fertig haben musst, um nicht in Stress zu geraten. Ihre smarte Erledigung schafft Freiraum für so viele Dinge, die zu deinem Wohlbefinden beitragen. Also wollen wir uns im Weiteren auf sie konzentrieren.
Die Herausforderung liegt darin, Kernaktivitäten von anderen Aufgaben zu differenzieren. Wenn du dir all deine Arbeitsaufgaben durchschaust, sind sie es die überbleiben, wenn du alles andere auslagern würdest. Die Kernaktivität eines Lehrers ist das Vermitteln eines bestimmten Wissens an die Studierenden. Dafür braucht er Vorbereitungszeit und Weiterbildungen. Das alles im Dienste der Kernaktivität „Unterrichten“. Je länger er das macht, desto schneller wird er sich vorbereiten, desto weniger Zeit braucht er für die Erfüllung seiner Kernaktivität und hat mehr Zeit für andere Tätigkeiten.
Er wird sich für die Vorbereitung automatisch eine gewisse Routine aufbauen, die ihm Zeit spart. So kann er an der einen oder anderen Stelle genauer recherchieren oder die verbleibende Zeit für sich nutzen. Im Grunde kannst du alle Aktivitäten in Routinen gießen und so immer effizienter durch den Tag kommen, auch deine Kernaktivitäten.
Durch Planung und den Aufbau von Arbeitsroutinen erledigst du deine Kernaktivtäten schneller
Die Fülle an Aufgaben eines Tages ist nur durch gute Planung sinnvoll zu bewältigen. Durch sie haben wir immer den Überblick und treffen bewusste Entscheidungen im Vorfeld. Manche Aufgaben fallen uns morgens leichter, auf andere müssen wir uns einstimmen. Die Art der Aufgabe bestimmt den idealen Zeitpunkt.
Reihen wir die Erledigung unserer Kernaktivtäten in der Prioritätenliste des Tages direkt hinter die Grundbedürfnisse und bringen sie mit unserem Biorhythmus in Einklang, schaffen wir jede Menge Kapazitäten für anderen Lebensbereiche, die uns wichtig sind.
Am besten gelingt das anhand einer genauen Analyse der Kernaktivität und einer sinnvollen Aneinanderreihung der dazugehörigen Aufgaben. Mit der Zeit entsteht ein routinierter Ablauf, der weitere Zeit und Energie freimacht.
Je klüger wir unsere Aufgaben in den Tag einplanen, desto mehr können wir stressfrei an einem Tag erledigen.
Je klarer dir ist, was du an diesem Tag zu erledigen hast, desto leichter kannst du priorisieren und erreichst dein Ziel auch unter Berücksichtigung deiner persönlichen Bedürfnisse.
Kernaktivitäten in der Wochenplanung
Gehen wir also davon aus, dass die Schlüsselaktivitäten in deiner Arbeitswoche Priorität haben, kannst du deine Planung darauf ausrichten.
Wenn du mit der Ivy Lee Liste oder der 1-2-3 Technik die Woche planst, kann es sein, dass nur Kernaktivitäten darauf Platz finden. In der Tagesplanung mit der ALPEN Methode sind ebenfalls die ersten Aufgaben immer Kernaktivitäten. Sie heizen, weil sie von deinen Auftraggebern bezahlt werden sozusagen deine Wohnung und ihre Erledigung verringert deinen Stress.
Das heißt nicht unbedingt, dass du die gleich in der Früh erledigen musst. Aber bedenke, dass mit dem Voranschreiten des Tages die Wahrscheinlichkeit sinkt, dass sie heute noch erledigt werden. Plane sie also möglichst klug in deine minimale Woche. Vielleicht markierst du dir dafür sogar konkrete Zeiten im Kalender.
Ziel ist es, diese Aufgaben in deiner Planung immer zu priorisieren und anderen Aufgaben, sowie ungeplanten Dingen vorzuziehen. Sie sind deine Pflicht, danach kommt erst die Kür. Auch die Kundenkommunikation sollte sinnvoll nachgereiht werden, solange sie nicht essentiell für eine Kernaktivität ist.
Viele Aufgaben scheinen im ersten Moment oder sind sogar dringender, aber nur deine Kernaktivitäten sind wirklich wichtig und bringen dich langfristig an dein Ziel, ein erfolgreiches Business zu führen.
Quelle:
Inspiriert wurde dieser Smart Tipp von Carl Pullein und seinem Artikel „The Secret To Getting Things Done.“ für das Online Magazin Medium.
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