Drei smarte Arbeits-Routinen
Eine wichtige Komponente für eine SMARTE Wochenplanung ist das R wie Routine. Gerade als Selbstständige ohne Mitarbeiter:innen haben wir täglich viele ganz unterschiedliche Aufgaben zu erledigen. Je nachdem, wie konzentrationsintensiv die Aufgabe ist, kostet sie unterschiedlich viel Energie. Deshalb ist es sinnvoll Arbeitsabläufe einzuüben, die sie wiederholen und wertvolle Zeit und Energie zu sparen.
Inhaltsverzeichnis
Zeit und Energie für Anpassungen
Unsere täglichen Aufgaben variieren nicht nur in ihrer Länge, auch die benötigte Energie für die Erledigung variiert. Manche Aufgaben machen Entscheidungen nötig und rauben uns besonders viel Energie.
Schaffen wir es aber, sich wiederholenden Handlungen als Routinen auszugestalten, erledigen wir die Aufgabe nicht nur schneller und ohne viel nachzudenken, sondern sparen auch wertvolle Energie. Diese Energie können wir dann für andere Aufgaben, Entscheidungen oder kleine Anpassungen verwenden.
Dieses Prinzip wenden wir jeden Freitag in der Wochenplanung an. Der Ablauf ist im Grunde immer derselbe. Wir bringen zu Beginn ein wenig Input und gehen dann Schritt für Schritt durch die Wochenplanung. Wir nehmen uns auch Zeit, um die Routine jede Woche zu reflektieren und ein wenig anzupassen, sodass du irgendwann den perfekten Ablauf für dich findest.
Würden wir den Ablauf immer variieren oder unsere Systeme in Frage stellen, wäre der Aufwand im Gehirn so groß, dass wir nie zum „Fine-tuning“ unseres Planungssystems oder unserer Arbeitsroutine vordringen. Dadurch fällt die Priorisierung der Aufgaben schwerer, Verbesserungen werden nicht wahrgenommen und unnötig Energie verschwendet. Besser ist es die eigenen Systeme in kleinen Schritten anzupassen und immer wieder zu reflektieren.
Drei Routinen für einen Wochenplan, der hält
Den Ablauf der Planungsroutine haben wir schon als Beispiel angeführt. Das Wesentliche bei der Planung ist nicht, dass jede Woche gleich aussieht, sondern dass die Planung immer gleich abläuft. Die Routine besteht darin, immer die gleiche Methodik anzuwenden und in unserem Fall von der minimalen Woche auszugehen, danach die Aufgaben zu priorisieren und schließlich die Aufgaben in die Planung zu integrieren. Wir starten im Groben und gehen immer weiter ins Detail. Das hat den Vorteil, dass innerhalb von 10 Minuten ein Planungsgerüst steht und wir Schritt für Schritt zur Detail- bzw. Tagesplanung vordringen.
Die E-Mail-Routine hat es in unsere Top 3 geschafft, weil E-Mails neben den sozialen Medien das größte Ablenkungspotential in unserem Arbeitsalltag haben. Ein Bing, das uns aus der Konzentration reißt raubt uns Energie und wertvolle Zeit, zurück in die Aufgabe zu finden. Die Inbox-Zero Methode beschreibt einen wunderbaren Ablauf, wie E-Mails strukturiert bearbeitet werden können. Wir empfehlen für die E-Mail-Abfrage feste Zeiten in der Tagesplanung zu reservieren und die restliche Zeit das E-Mail-Programm zu schließen.
Bei der Aufgabenroutine gehen wir ähnlich vor. Hier geht es darum, die Aufgabenliste aktuell zu halten und den Überblick zu bewahren. Am besten Zeit sparst du, wenn du deine Aufgaben immer am gleichen Ort sammelst, mit der gleichen Methode priorisierst und sie regelmäßig einem Task Cleanup unterziehst. Eine aufgeräumte Aufgabenliste motiviert und setzt Energie frei, die sonst durch einen fehlenden Überblick und Erledigungsdruck verbraucht wird.
Ergänzend zu diesen Routinen können Morgenroutinen, Feierabendroutinen oder diverse weitere Arbeitsroutinen (z.B.: für die Buchhaltung) hilfreich sein. Ziel ist es stets Energie für konzentrationsintensive Aufgaben und wichtige Entscheidungen freizumachen. So gelingt es außerdem im Feierabend Sport zu machen und Freude an Freizeitaktivitäten zu verspüren und nicht vollkommen erledigt auf die Couch zu fallen.
Hier die einzelnen Routinen im Detail:
Weiterführende Tipps und Tools:
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