Den Überblick über Aufgaben behalten
Ich muss noch ein Geschenk für meinen Bruder kaufen und dringend eine Kundin zurückrufen. Doch jetzt schreibe ich erst einmal den Social Media Beitrag fertig oder scanne ich vorher kurz noch meine Rechnungen ein?
Wir alle wissen, dass solche Gedankensprünge ein Zeichen von Überforderung sind. Und gleichzeitig wissen wir, dass so unser Alltag oft genauso aussieht. In Zeiten der Digitalisierung haben wir den Vorteil, dass wir all diese Gedanken schnell in ein Projektmanagement-Tool oder eine Notiz-App übertragen, ein Erledigungsdatum hinzufügen und dann anderen Aufgaben widmen können. Doch wie ordnen wir diese Flut an Aufgaben sinnvoll, um weniger Stress zu haben und immer genau zu wissen, was wir wann zu tun haben?
In diesem Smart Tipp erfährst du:
- Was ich beim Erstellen einer Aufgabenliste gelernt habe
- Wie du ein System gegen unübersichtliche Listen etablierst
- Drei Methoden zum Aufbau einer Aufgabenroutine
- Die Aufgabenroutine als Basis für die Wochenplanung
- Zusammenfassung und weitere Routinen
Aus dem Kopf auf die Aufgabenliste
Der Vorteil einer Aufgabenliste liegt ganz einfach darin, dass wir jede aufkommende Idee, jede Aufgabe, die uns einfällt, aus dem Kopf zu Papier bringen und somit vorübergehend wieder vergessen können. Sinn der Sache ist, den Kopf freizubekommen und andere Aufgaben im Sinne des Singletasking qualitativ hochwertig erledigen können. Doch meist habe ich dann mein Notizbuch nicht zur Hand und so schwirren die Aufgaben erst wieder durch meinen Kopf.
Durch technische Geräte wie Smartphones und Projektmanagement Tools auf unseren Computern können wir Ideen und Aufgaben nahezu sofort aus dem Kopf in eine Liste verbannen. Das hat mir zunächst sehr geholfen. Alles, was mir einfiel, habe ich also fortan in eine Notiz-App geschrieben. Der Nachteil war, dass ich wirklich alles festgehalten habe und meine Ideen nicht dem natürlichen Filter meines Gehirns standhalten mussten. Das hatte zwei Effekte. Erstens hatten die Ideen in meinem Kopf noch keine Form angenommen und ich wusste später gar nicht mehr, warum ich das eigentlich notiert hatte. Zweitens standen auch völlig unwichtige Aufgaben, die entweder „eh klar“, längst erledigt oder total unnötig waren auf meiner Liste. Meine Liste wuchs stetig dahin und ich hatte keine Chance sie zu leeren.
"Egal welches Tool ich verwende, es kommt darauf an, was ich hinein schreibe. Eine App oder ein Programm zur Aufgabenverwaltung schützt uns nicht davor, das Chaos aus unserem Kopf in die Liste zu übertragen"
Per se ist es nicht schlecht, alle Ideen und Aufgaben übersichtlich an einem Ort gesammelt zu haben. Doch entscheidend ist, was wir daraus machen. Denn so ungefiltert kann man mit dieser Liste nicht arbeiten. Ich hatte jedenfalls bei der Arbeit mit Programmen zur Aufgabenverwaltung einige wichtige Erkenntnisse:
- Eine Aufgabe ohne klares Ziel (warum mache ich das) oder Zusammenhang ist wertlos.
- Nur weil eine Aufgabe notiert ist, ist sie noch lange nicht wichtig.
- Aufgabe ist nicht gleich Aufgabe. Aufgaben sind unterschiedlich komplex (bestehen aus mehreren Unteraufgaben), zeit- und konzentrationsintensiv.
- Aufgaben müssen konkret und klar formuliert sein, sonst kann ich sie nicht erledigen.
- Je länger die Aufgabenliste, desto schwerer wird es Prioritäten zu setzen.
- Jede neue Aufgabe bedeutet, dass du eine andere Aufgabe nicht oder erst später machen kannst.
Ein System gegen unübersichtliche Listen
Ich fing also an Ordnung in dieses System zu bringen. Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten. Zunächst habe ich mich für nur ein Programm zur Aufgabenverwaltung entschieden. Außerdem habe ich dort mittlerweile mehrere Listen. Das klingt fürs erste unnötig komplex, doch es geht hier um eine einfache Zuordnung der Aufgaben zu Projekten, Zielen, etc. Eine Liste nenne ich auch „Privat“ oder „Haushalt“. Diese verschiedenen Stichworte machen das Sortieren später deutlich leichter. Passt eine berufliche Aufgabe zu keinem Ziel oder Projekt, frage ich mich, ob sie überhaupt auf die Liste darf und entscheide mich bewusst dafür oder dagegen. Dieser erste Schritt verschafft bereits viel Überblick und dient als erster Filter.
Im nächsten Schritt wollen diese Aufgaben abgearbeitet werden. Es gilt also zu entscheiden, welche Aufgabe ich wann erledige und wie lange ich für sie brauchen möchte und werde. Wir haben schon gehört, dass Aufgaben unterschiedlich zeit- und konzentrationsintensiv sind. Letztlich sortieren kann ich meine Aufgaben also nur, wenn ich genau weiß, was zu tun ist. Dieser Schritt darf auf keinen Fall unterschätzt werden und ist absolut notwendig für eine sinnvolle Reihung deiner Aufgaben. Er ist Teil der Aufgabenroutine, die ich im so-smart.club gemeinsam mit Wolfgang entwickelt und fest in die Wochenplanung integriert habe.
Wir vom so-smart.club sind überzeugt, dass eine Aufgabenroutine die nötige Klarheit in deinem Kopf schafft und dir hilft deine Aufgaben effizient abzuarbeiten.
Drei Methoden zum Aufbau einer Aufgabenroutine
Aufgabendefinition
Nutze deine Notiz App oder ein Projektmanagement Tool, um die alle die Ideen und Aufgaben aus dem Kopf zu schreiben. Formuliere jede Aufgabe klar und deutlich. Die Aufgaben Definition entscheidet, ob du die Aufgaben später mühelos erledigen kannst. Wenn du es eilig hast, plane dir am Ende des Tages oder spätestens Ende der Woche ein wenig Zeit ein, um die Aufgabe konkret zu formulieren. Das bedeutet, du weißt genau, was du zu tun hast. Du kennst den ersten Schritt und hast eine klare Handlungsanleitung.
Melonenmethode
Sollte sich eine Aufgabe als zu komplex erweisen – wenn du zum Beispiel ihre Dauer nicht abschätzen kannst oder nicht weißt, wo du anfangen sollst, dann zerteile die Aufgabe mit der Melonen Methode. Das ist eine Art Mindmap, die dir hilft Unteraufgaben zu identifizieren. Du startest mit der großen Aufgabe und unterteilst sie in lauter kleine Arbeitsschritte. Du schneidest die Melone sozusagen in genießbare Stücke. Diese überträgst du dann (statt der ursprünglichen Aufgabe) in deine Aufgabenliste und priorisierst sie. Die ursprüngliche Aufgabe kannst du als übergeordnete Aufgabe, eigenes kleines Projekt oder Stichwort in deiner Liste behalten.
Task Clean-up
Zu guter Letzt nimm dir einmal pro Woche Zeit deine Aufgabenliste aufzuräumen. Wir haben nicht für alle Aufgaben Zeit und Prioritäten verschieben sich. Um das Chaos in deinem Kopf nicht auf dein System zu übertragen und in Aufgabeliste unter Kontrolle zu behalten, räume einmal in der Woche auf. Lösche, was du ewig vor dir herschiebst oder unwichtig geworden ist und sortiere die anderen Aufgaben passend zu deinen aktuellen Bedürfnissen. Auch hier können Farbmarkierungen oder ähnliche Hilfsmittel für Überblick und Klarheit sorgen.
Jetzt hast du Hälfte deiner Wochenplanung schon geschafft!
Mit einer aktuellen Aufgabenliste gehst du jede Woche gut vorbereitet in die Planung und verteilst die Aufgaben auf die Woche.
Die Liste ist durch das Aufräumen hoffentlich relativ kurz oder umfasst zumindest nur nötige Aufgaben. Du musst sie „nur noch“ priorisieren. Der Umfang der Liste macht deinen aktuellen „Workload“ klar und lässt dich erkennen, wie zügig du dich an die Arbeit machen solltest. Es baut sie natürlich einen gewisser Druck auf, der aber deine tatsächliche Arbeitssituation widerspiegelt. Ohne die Liste hatte ich persönlich immer das Gefühl unglaublich viel zu tun zu haben. Die Liste hilft mir dieses Gefühl zu objektivieren. Abhängig von der Listenlänge kannst du Aufgaben nun bewusst verschieben, delegieren oder dich mit voller Energie an die Arbeit machen. Entschließt du dich direkt loszulegen, ist es sinnvoll eine Methode zur Priorisierung wie die Eisenhower Matrix oder die Ivy Lee Liste anzuwenden und sie der Reihe nach abzuarbeiten. So verpasst du keine wichtigen Deadlines und bündelst deine Energie.
Eine Kurzfassung des Blogartikels findest du oben im Beitrag im Interview von Wolfgang und Konstanze.
Drei wichtige Tipps für den Aufbau einer Aufgabenroutine
1. Überlege gut, was alles auf deine Aufgabenliste kommt.
2. Formuliere die Aufgabe klar und handlungsorientiert.
3. Halte die Liste immer aktuell.
Durch die Wiederholung und ständige Optimierung dieser drei Schritte, baust du dir eine stabile Aufgabenroutine auf und legst einen wichtigen Grundstein für deine Wochenplanung.
Zwei weitere Grundbausteine, um die Woche im Griff zu haben
Neben einer gute Aufgabenroutine bilden eine smarte Emailroutine und eine stabilen Planungsroutine für die Woche und den Tag die Grundbausteine für eine erfolgreiche Woche.
Mehr zur Planungsroutine erfährst du im Tipp: Aufbau einer stabilen Planungsroutine
Mehr zur Emailroutine erfährst du im Tipp: Die Produktivität mit einer Email-Routine steigern
Weiterführende Tipps und Tools:
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