Vorlagen erleichtern das Arbeitsleben
Im Gespräch mit anderen verwende ich den Spruch „das Rad nicht immer neu erfinden“ regelmäßig und weise Menschen damit liebevoll darauf hin, dass sie sich ihre Arbeit nicht unnötig schwer machen sollen. Doch ich selbst habe auch lange nicht darüber nachgedacht, was das eigentlich im Arbeitsalltag bedeutet.
Inhaltsverzeichnis
Die Arbeit mit Vorlagen
Vorlagen im Arbeitsleben sind nicht überall gerne gesehen. Gerade als Selbstständige bieten wir oft individuelle Lösungen an und wollen das auch unseren Kund:innen vermitteln. Dabei erkennen wir oft nicht auf den ersten Blick, wie viel Gemeinsamkeiten auch individuelle Angebote miteinander haben. Menschen haben vergleichbare Bedürfnisse und wir arbeiten auf eine bestimmte Art und Weise. Die Variation zwischen den Projekten ist oft minimal.
Wäre es also möglich mit Vorlagen zu arbeiten und diese anzupassen, statt jeden Auftrag neu anzulegen? Ich denke ja.
Was ist eine Vorlage?
Gerade in der digitalen Welt ist es möglich für jeden Auftrag, jedes Projekt, ja jede einzelne Aufgabe eine Vorlage in dem jeweiligen Tool anzulegen und ausgehend von dieser, neue Aufträge oder Projekte zu starten.
Eine Vorlage ist nichts weiter als ein Schema, das dem üblichen Workflow mit Kund:innen entspricht und nur noch auf die jeweilige Situation angepasst werden muss. Als Fotografin biete ich beispielsweise unterschiedliche Dienstleistungen an. Der Ablauf von der Vorbesprechung, der Angebotslegung, dem gemeinsamen Workshop, dem Fotoshooting, der Bildauswahl, über die Bildbearbeitung & -lieferung schließlich zur Rechnungslegung ist aber fast immer gleich. Beauftragt mich also ein neuer Kunde kann ich diese sieben Unteraufgaben zu diesem Auftrag einfach kopieren und wiederverwenden.
Aufgaben sinnvoll unterteilen
Nicht dass ich diese Punkte in meinem Aufgabentool nicht schnell geschrieben hätte, sie beinhalten mittlerweile einige Unteraufgaben mit kleinen Hinweisen auf Tätigkeiten, die manchmal vergesse oder deren sinnvolle Reihenfolge ich mehrfach getestet habe. Das heißt im Laufe der Jahre hat sich daraus ein stabiler Workflow entwickelt, der mir Zeit spart. Den jedes Mal neu anzulegen wäre Wahnsinn.
Die einzelnen Aufgaben sind in Unteraufgaben, deren Arbeitsaufwand ich kenne, unterteilt und klar formuliert. So kann ich meine Woche wunderbar planen und weiß immer wo ich anfange bzw. gerade im Arbeitsprozess stehe.
Vorlagen für wiederkehrende Aufgaben
Auch andere wiederkehrende Aufgaben mit entsprechenden Unteraufgaben lassen sich als Vorlage anlegen. Schreibst du zum Beispiel Blogartikel oder Newsletter, kannst du diese Aufgaben unterteilen und in eine für dich praktikable Reihenfolge bringen. Startest du mit Recherchen oder schreibst du zunächst, was dir zu dem Thema einfällt. Wann suchst oder machst du die Bilder? Der Ablauf lässt sich in einer Vorlage mit den entsprechenden Unteraufgaben darstellen.
Vorlagen sparen dir Energie
Je mehr Abläufe in deinem Arbeitsalltag sich wiederholen, desto weniger Energie verwendet dein Gehirn darauf. Im Grunde sind diese Workflows, die du mit den Vorlagen erstellst, kleine Routinen, die du mit jeder Wiederholung optimierst. Du bist dadurch abends nicht völlig ausgelaugt, vergisst keine wichtigen Zwischenschritte und kannst dich auf deine eigentliche Arbeit konzentrieren.
Auch wenn sich nicht jede Tätigkeit 1:1 wiederholt, wirst du schnell für fast jede Situation eine passende Vorlage haben, die du nur noch anpassen musst. So wächst dein Vorlagen-Pool stetig.
Viele denken, dass nur wiederkehrende Aufgaben, wie der wöchentliche Blogartikel oder Newsletter sich für Vorlagen eigenen. Doch du kannst in jedem digitalen Tool einen Bereich für Ressourcen anlegen und dort Workflow-Vorlagen ablegen. Bei jedem neuen Auftrag suchst du dir dann die geeignete Vorlage und passt sie an. Ist die Vorlage am Ende stark verändert, kannst du sie eventuell als neue Vorlage speichern.
Achte aber darauf, dass es Unterschied klar ersichtlich ist, sonst endest du mit vielen ähnlichen Vorlagen, die dich verwirren. Ziel ist es wie immer dir das Leben zu erleichtern. Die Vorlage dient dir als Anhaltspunkt, spart Zeit und hilft dir wichtige Punkte zu berücksichtigen. Erstelle also lieber eine umfangreiche Vorlage für typische Aufträge und lösche bei jedem neuen Auftrag raus, was du in diesem Fall nicht brauchst. So wird die Vorlage zu einer Art Assistenten für effiziente und professionelle Arbeit, weil du Dank ihr an alles denkst und keine wichtigen Schritte vergisst.
Vorlagen im Arbeitsalltag
Macht man einen Schritt zurück, erkennt man auch, dass nicht nur Aufträge nach einem gewissen Schema ablaufen und jede Menge wiederkehrende Termine unseren Kalender füllen, auch unser Tagesablauf ist ähnlich.
Wenn wir auf uns selbst achten, unseren Biorhythmus kennen und selbstbestimmt planen, ergibt sich (abhängig von den Terminen mit Familie, Kunden und Sportaktivitäten) auch bei der Wochenplanung ein gewisses Schema. Diese Vorlage kannst du ebenfalls jede Woche kopieren und anpassen. Das spart ebenfalls Zeit (vor allem bei der Wochenplanung) und gibt ein Gefühl der Sicherheit, wie damals der Stundenplan in der Schule.
Ich habe außerdem Vorlagen für Bloggrafiken, Social Media Beiträge, die Präsentation unserer LIVE Session im so-smart.club am Freitag, Smart Tipps wie diesen, uvm.
Weiterführende Methoden:
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