Zeit bewusst managen
Zeit ist ein wertvolles Gut. Abhängig davon, ob wir sie in unserem Verständnis sinnvoll nutzen oder verschwenden, sind wir am Ende des Tages mehr oder weniger zufrieden. Abseits der Tatsache, dass wir unterschiedliche Tätigkeit als sinnvoll empfinden, ist oft das Zeitbewusstsein an sich ein entscheidender Faktor. Denn die einen haben an einem Tag für alles Geplante Zeit, andere haben das Gefühl für nichts Zeit zu haben.
Inhaltsverzeichnis
- Zeitbewusstsein und Planung
- Zeitbewusstsein ist wie du Zeit erlebst
- Dein idealer Umgang mit der Zeit ist individuell
Zeitbewusstsein und Planung
Auch nach drei Jahren intensiver Auseinandersetzung mit den Themen Zeit- und Selbstmanagement finde ich immer noch die größte Herausforderung den Grad zwischen Überoptimierung und Spontanität zu finden. Also wir genau ich meine Zeit verplane.
Ich weiß, ohne Struktur spielt mir mein Gehirn manchmal Streiche und fühlt sich von spannenden Ablenkungen angezogen. Diese Art der Spontanität bereue ich allerdings meist sofort, weil für die Arbeiten mit Deadlines nur noch wenig Zeit bliebt. Also ist es sinnvoll die wichtigsten Arbeiten auf die Wochentage aufzuteilen und dann am Beginn des Tages zuerst zu erledigen. Meine restliche Zeit kann ich freier gestalten.
Denn tackte ich mir einen Tag ganz genau durch und nehme mir viel vor, habe ich schnell das Gefühl zu wenig Zeit zu haben. Dann verzweifle ich und es meldet sich die innere Rebellin in mir und ich mache nicht einmal die wichtigen Aufgaben. Keine gute Taktik. Der richtige Grad an Planung ist also die Lösung. Doch wie finde ich den?
Was möchtest du mit meiner Zeit anfangen?
Wäre es rein bei meinen beruflichen Aufgaben geblieben, wäre meine innere Rebellin vermutlich gar nicht so eskaliert. Doch fängt man einmal an zu planen, dann plant man schnell sein ganzes Leben.
Ich habe mittlerweile nicht nur für berufliche Aufgaben, sondern auch für den Haushalt und zum Teil für Freizeitprojekte eine terminierte Aufgabenliste. Diese Listen habe ich versucht abzuarbeiten und bin regelmäßig gescheitert.
Bald habe ich mich gefragt, warum das so ist. Die beruflichen Aufgaben waren notwendig, bei den Aufgaben im Haushalt war ich froh einen Überblick zu haben und auf die Freizeitprojekte habe ich mit sogar gefreut. Der Check, was ich mit meiner Zeit anfangen möchte, war also so weit okay. Denn mir war klar, dass nicht alles Freude bereitet, die Visualisierung der Aufgaben hat mich aber entspannt.
Zeit bewusst managen
Das Problem meiner Planungs-Rebellion lag eher an der fehlenden Wahl, was ich wann erledigen werde. So sehr ich es mag zu planen, so wenig möchte ich mich einschränken lassen. Eine fast unüberwindbare Ambivalenz in mir.
Also war es nötig, meine Zeit einerseits effizient zu nutzen und mir zusätzlich Spielraum zu geben. Wir kommen also zurück zum Anfang. Die wichtigen Aufgaben plane ich mir am Freitag für die kommende Woche. Wichtig ist dabei, dass nicht mehr als drei (am besten nur eine) sehr wichtige Aufgabe(n) pro Tag im Kalender stehen. So halte ich den Fokus und halte meinen Plan auch ein.
Jetzt sagst du vermutlich: so werde ich ja nie mit meiner Arbeit fertig. Kommt darauf an, sage ich.
Bei mir löst die Erledigung der wichtigsten Aufgaben so eine Motivation aus, dass ich mir danach freiwillig mehrere Aufgaben aus der Liste abarbeite. Ganz ohne sie geplant zu haben.
Ich identifiziere also lediglich die wichtigsten Aufgaben und terminisiere sie. Der Rest darf ohne Datum und Zeitpunkt in der Aufgabenliste bleiben.
Zeitbewusstsein ist wie du Zeit erlebst
Sinnvoll ist es nun allerdings ein Bewusstsein für Zeit, ein Zeitmanagement aufzubauen. Das bedeutet ein Gefühl für die Länge von Aufgaben zu bekommen, zu wissen, wie du deine Zeit verbringst und so realistischer schätzen zu lernen.
Ein Beispiel: Wer nach jeder Aufgabe oder in der Pause zwischendurch das Handy zur Hand nimmt und durch Social Media scrollt, verliert schnell das Zeitgefühl.
Wer auf der anderen Seite glaubt, eine Mammutaufgabe an einem Tag ohne Pausen durchziehen zu können, wird vermutlich auch scheitern oder zumindest keine Top Qualität liefern.
Der schmale Grat zwischen Planung und Spontanität ist für mich die eigene Zeit in Fenster zu unterteilen, die du dann frei gestalten oder mit geplanten Aufgaben füllen kannst. Je nachdem wie viel Struktur du dir persönlich wünschst.
Starte mit der minimalen Woche.
Im so-smart.club starten wir schon einmal mit der einfachsten Struktur der Planung, der minimalen Woche. Das bedeutet, wir legen Arbeitsbeginn und -ende, sowie Pausen als erstes fest. Dann tragen wir Fixtermine in den Kalender ein und markieren zu guter Letzt die freien Fenster für die Aufgabenerledigung. In diesen Fenstern wir nur eine wichtige Aufgabe oder ein aktuelles Projekt geplant. Das Finetuning erfolgt am Morgen des Arbeitstages oder auch spontan. Diese Grundstruktur verhindert bereits, dass du komplett abdriftest.
Manche Menschen, und so war auch ich gepolt, wünschen sich aber noch etwas mehr Struktur. Wann mache ich den Haushalt? Wann komme ich endlich dazu den Keller aufzuräumen, um Platz für mein Bastelprojekt zu haben. Auch diese Tätigkeiten passieren meist nur zum optimalen Zeitpunkt (oder überhaupt), wenn sie geplant werden. Doch hier ist Vorsicht geboten, kann ich aus eigener Erfahrung sagen. Denn die Gefahr der Überplanung und Selbstoptimierung ist groß.
Dein idealer Umgang mit der Zeit ist individuell
Wir haben festgestellt, dass der Mittelweg zwischen Planung uns Spontanität individuell ist. Dieser Mittelweg zeigt sich in Form einer gewissen Wochen- und Tagesstruktur, die unterschiedlich konkret mit Aufgaben gefüllt wird. Also entweder reicht es von 15-16 Uhr Haushalt in den Kalender zu schreiben oder du brauchst eine konkrete Aufgabenverteilung (Waschmaschine füllen und einschalten, Staubsaugen, etc.). Ich würde bei der zweiten Variante sicher stattdessen die Geschirrspülmaschine ausräumen, nur um meine innere Rebellin zufrieden zu stellen. Bei der ersten Variante mache ich ohne Widerstand einfach die wichtigste Aufgabe im Haushalt.
Für deine optimale Lösung solltest du dein Zeitbewusstsein kennen, also wie du Zeit wahrnimmst, wann sie schnell vergeht, wie du sie verbringen möchtest.
Taste dich an dein Zeitmanagement heran
In den letzten Wochen haben wir im so-smart.club die folgenden drei Tipps und Übungen angewandt, um unser Bedürfnis nach Planung und vor allem unseren Umgang mit der Zeit besser kennenzulernen.
- Mit dem Rainbow Calender haben wir zunächst jede Minute das Tages geplant und farblich je nach Tätigkeit unterschiedlich markiert. Durch ausgewogene Verteilung von Aufgaben, Terminen, Haushalt und Freizeit (noch einmal unterteilt in Sport, Soziales, etc.) entsteht ein buntes Kalenderblatt. Sogar die Pausen bekommen einen klaren Fokus: z.B. Bewegungspause oder Mittagessen. Es liegt nahe, dass du diese Technik nicht für immer durchhalten kannst. Dennoch gibt sie dir einen Einblick, wo du anfängst zu rebellieren und wie viel Struktur dir guttut.
- Als zweites haben wir die 5-Minuten Regel angewandt und uns eine Liste mit Aufgaben geschrieben, die man noch schnell in den 5 Minuten vor einem Meeting oder Feierabend, etc. erledigen kann. Auf einmal bekommt Zeit eine ganz andere Bedeutung und die Aufgabenliste verkürzt sich schneller als du bei der Planung für möglich halten würdest.
- Der dritte Zugang war sich Motivationsmechanismen zu suchen, die sicherstellen, dass du deine Planung einhältst. Meine innere Rebellin beschwert sich manchmal nicht nur über die minutiöse Planung, sie schreit an manchen Tagen schon morgens vor der wichtigsten Aufgabe des Tages. Da ich diese Grundplanung aber keinesfalls in Frage stellen möchte, haben wir zusammen in Club „Work Booster“ gesammelt. Das sind Orte, Musik, Rituale, etc. die dir helfen ins Tun zu kommen und deine innere Rebellin abwimmeln.
Wir wollen zufrieden in den Feierabend gehen
Ziel unserer Arbeit ist es nie, dass du noch mehr arbeitest, noch mehr Aufgaben erledigst oder Projekt umsetzt. Wir wollen ein erfülltes Leben, in dem alle Lebensbereiche halbwegs ausgewogen abgedeckt sind. Das bedeutet für mich deine Arbeit effizient zu erledigen, den richtigen Zeitpunkt für Routineaufgaben zu finden und gleichzeitig auf dich und deine Gesundheit zu achten.
Uns ist vollkommen bewusst, dass hier eine sehr große Herausforderung liegt, aber das Ziel hängt wie eine saftige Karotte vor unserer Nase. Also testen wir Methoden, näheren uns immer weiter an das Ideal an und lernen unheimlich viel über uns selbst.
Weiterführende Methoden:
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