Werde zum Wächter deiner verplanten Zeit
Hast du auch das Gefühl, für nichts Zeit zu haben und ständig zu arbeiten?
Manchmal kann das bedeuten, dass du gerade viele Aufträge hast und gut verdienst.
Es kann aber auch bedeuten, dass es an der Zeit ist, ein Auge auf dein Zeitmanagement zu werfen.
Unsere Wochenplanung kann nur erfolgreich sein und Freiräume schaffen, wenn wir uns zunächst intensiv mit dem Thema Zeit auseinandersetzen. Planung bedeutet ein Gefühl für den Zeitaufwand einer Aufgabe zu entwickeln. Da spielen mitunter das geschickte Jonglieren mit Projekten, ungeplante Herausforderungen oder die eigene Tagesverfassung, aber auch tiefsitzende Glaubenssätze eine entscheidende Rolle.
Inhaltsverzeichnis
- Ein achtsamer Umgang mit der Zeit
- So wirst du zum Wächter deiner Zeit
- Drei Quick Tipps für eine SMARTE Wochenplanung
Ein Achtsamer Umgang mit der Zeit
Das Thema Zeit spielt für Kinder keine Rolle. Sie verlieren sich im Spiel und vergessen im wahrsten Sinne Raum und Zeit. Ich weiß noch, je mehr mein Leben sich nach geplanten Zeiten ausgerichtet hat, desto weniger haben mir die geplanten Dinge Spaß gemacht. Und heute habe ich manchmal richtiggehend Probleme mich an freien Tagen treiben zu lassen. Ich wünsche mir die kindliche Leichtigkeit zurück, dabei weiß ich, dass meine heutige Effizienz mir viele Freiräume im Leben ermöglicht. Wie findet man also das richtige Mittelmaß? Keine leichte Aufgabe.
Auch wenn wir uns verschiedenen Zeitmanagement Methoden wie Timeboxing oder Timeblocking zunutze machen können, ist ein achtsamer Umgang mit der Zeit etwas ganz Individuelles. Denn wir starten alle mit unterschiedlichen Glaubenssätzen, aber auch angeborenen Fähigkeiten zur Fokussierung ins Rennen um eine sinnvoll verbrachte Zeit.
Die Konzentrationsfähigkeit, die Leistungsfähigkeit unter Zeitdruck und damit die Belastbarkeit, die Erfahrungen bzw. das Talent bestimmte Aufgaben effizient zu erledigen sind von Mensch zu Mensch verschieden. Es gibt also kein Patentrezept für das persönliche Zeitmanagement.
Fakt ist aber, dass die Wochenplanung nur hält, wenn wir unseren Umgang mit der Zeit beobachten und kennenlernen. Vielleicht lernen wir dann auch effizienter zu arbeiten oder produktiver zu werden, aber darum geht es hier gar nicht primär.
In diesem Smart Tipp wollen wir uns ansehen, welche Auswirkungen unseres Zeitmanagement auf unsere Wochenplanung und die Umsetzung des Wochenplans hat. So können wir in Zukunft bewusst(er) entscheiden, ob wir mit unserem Zeitmanagement zufrieden sind, ob wir weniger streng mit uns sein dürfen und wie wir mehr im Moment leben können.
Wir haben diese Zusammenfassung der verschiedenen Zeitmanagement Aspekte und Tipps „Zeit Wächter“ genannt, weil du diese Rolle manchmal ganz bewusst einnehmen und darauf achten solltest, wie du deine Zeit verbringst. Achtsam kannst du so viel über dich lernen, z.B. wie du deine Zeit sinnvoll und mit Bedacht verplanst.
So wirst du zum Wächter deiner Zeit
1. Zeitaufwand von Aufgaben einschätzen. Je mehr wir planen und regelmäßig reflektieren, desto mehr Erfahrung sammeln wir in bestimmten Aufgabenbereichen. Das hilft uns künftig die Dauer einer Aufgabe besser einzuschätzen und erspart und zeitaufwendiges Umplanen, Verschieben von Deadlines, und viele Nerven. Ohne diese wertvollen Erfahrungen bleibt Planung und das Erledigen von Aufgaben in gewisser Form immer eine Art Blindflug.
2. Zeitlimits setzen und Meilensteine festlegen. Bei manchen komplexen Aufgaben oder Projekten ist es schwer einen Anfang zu finden. Es besteht die Gefahr, dass ein internes Projekt ohne externen Auftraggeber (z.B. ein eigenes Social Media Konzept entwickeln) niemals umgesetzt wird. Selbst interne Zeitlimits zu setzen hilft das Commitment zu steigern und ermöglicht es uns von der gesetzten Deadline zurückzurechnen und abzuschätzen wie viel Zeit wir täglich aufwenden müssen. Komplexe Projekte können zuvor mit der Melonen Methode in konkrete Handlungsschritte unterteilt werden.
3. Jede Aufgabe zu ihrer Zeit. Zunächst ist es wichtig unsere Aufgaben in Deep und Shallow Work zu unterteilen, denn Aufgaben kosten unterschiedlich viel Energie. Erledigen wir konzentrationsintensive Aufgaben (Deep Work) nicht in unseren Fokuszeiten, den Zeiten höchster Konzentration, dauert es viel länger oder wir kommen eventuell zu gar keiner guten Lösung.
4. Smarter Umgang mit Stress. Je nachdem, wie stressresistent du bist, helfen dir eventuell Pufferzeiten dir nicht zu viel vorzunehmen oder hindern dich daran, fokussiert an deinen Aufgaben dranzubleiben. Das Parkinson’schem Gesetz besagt, dass sich die Arbeit immer auf den dafür vorgesehenen Zeitraum ausdehnt. Entweder trödeln wir oder machen unnötige Zusatzaufgaben oder machen gar nichts bis zur letzten Minute. Setze dieses Wissen über dich möglichst smart in deiner Wochenplanung ein.
5. Achte auf Regeneration. Zu guter Letzt lässt sich die geplante Arbeit auf lange Sicht meist nur mit ausreichend Pausen und Auszeiten Unser Gehirn und unser Körper brauchen Zeit, um sich zu erholen und das Gelernte zu verarbeiten. Auf diese Aus-Zeit solltest du ganz besonders achten, wenn du deine Arbeitszeit möglichst produktiv verbringen möchtest.
Drei Quick Tipps für eine SMARTE Wochenplanung
- Erstelle eine Vorlage einer Arbeitswoche mit genügend Ruhezeiten, Pausen und vermerke deine Fokuszeiten. Dein Biorhythmus gibt dabei den Ton an. Achte darauf, diesen Plan zumindest zu 80% einzuhalten.
- Halte die Dauer jeder Aufgabe fest, um den Aufwand wiederkehrender oder ähnlicher Aufgaben mit der Zeit immer besser einschätzen zu können.
- Experimentiere mit Zeitlimits und Pufferzeiten, um dein optimales Effizienzlevel zu finden. Wie viel Druck motiviert dich? Ab wann verfällst du in kopflosen Aktionismus?
Weiterführende Methoden:
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