Trotz vieler Projekte smart planen
Die Fixtermine und Deadlines einer Woche einzuplanen und einzuhalten ist eine Sache. Doch je komplexer unser Arbeitsumfang ist und je mehr große Projekte koordiniert werden müssen, desto schwerer ist es, den Überblick zu bewahren. Wollen wir dann noch immer selbstbestimmt unsere Woche gestalten, müssen wir zum Projekt Jongleur werden.
Inhaltsverzeichnis
Wie verteilt man die Aufgaben sinnvoll auf die Woche?
Die größte Herausforderung in der Wochenplanung ist die Integration der Aufgaben in die Wochenplanung. Dabei ist es wichtig, den Überblick über einzelne Projekte zu bewahren, Deadlines im Hinterkopf zu behalten und die Aufgaben rechtzeitig einzuplanen.
Würden wir immer nur an einem Projekt arbeiten, wäre das leichter. Doch meist arbeiten wir nicht nur an einem Projekt. Manche Projekte sind sogar so groß, dass die einzelnen Meilensteine schon als einzelnen Projekt behandelt und parallel gestartet werden müssen.
In diesem Smart Tipp haben wir, zusätzlich zur basalen Anleitung für die Aufgabenverteilung, ein paar weiterführende Gedanken für den Umgang mit umfangreichen Projekten zusammengetragen. Ein guter Projekt Jongleur ist jemand, der zwischen den einzelnen Projekten wechseln kann und dabei nicht den Überblick über den Status der einzelnen Projekte verliert.
Von der Liste in den Wochenplan
Grundsätzlich ist die Schnittstelle zwischen der minimalen Woche und dem fertigen Wochenplan, die Verteilung der Aufgaben. Der Ablauf gestaltet sich immer sehr ähnlich. Wir achten darauf, in der minimalen Woche möglichst eine ideale Arbeitsatmosphäre zu schaffen und widmen uns dann unseren Aufgaben.
Der Ablauf ist wie folgt:
1 Starte bei dir und halte in der minimalen Woche Arbeits-, Fokuszeiten, etc. fest.
2 Arbeite immer mit gut formulieren Aufgaben und einer aktuellen Aufgabenliste. Sortiere deine Aufgaben in Deep und Shallow Work. Priorisiere die Aufgaben mit Eisenhower Matrix, Ivy Lee Liste oder 1-2-3 Technik.
3 Verteile die Aufgaben auf die Woche. Entweder direkt bei der Wochenplanung oder für jeden Wochentag einzeln. Plane die einzelnen Tage mit der ALPEN Methode.
Diesen einfachen Ablauf haben wir auch schon im WaWa Prinzip genau erklärt, wo wir mit der Eisenhower Matrix die einzelnen Aufgaben priorisiert und auf die Woche verteilt haben.
Je mehr Projekte wir allerdings gleichzeitig bearbeiten, desto schwieriger wird die SMARTE Wochenplanung und sinnvolle Verteilung der einzelnen Aufgaben auf die Wochentage. Es ist dann besser in Projekten zu denken und zu planen.
Den Überblick über Projekte bewahren
Hast du mehrere große Projekte, wo du den Überblick verlieren könntest? Achte darauf, dass du deine Aufgabenliste in getrennten Ordnern, eignen Listen oder zumindest mit verschiedenen Farben markiert hast. Dafür eignet sich am besten ein Aufgabenerfassungstool, wo du die einzelnen Aufgaben eines Projektes sammeln und sortieren kannst.
Am einfachsten ist die Wochenplanung in diesem Fall, wenn du bei der Projektplanung zunächst den Gesamtaufwand schätzt und dir eine entsprechende Anzahl an Stunden in der Woche dafür blockst. Zum Projekt-Ende hin ist ein zusätzlicher Zeitpuffer ratsam. Stocke in den letzten Wochen die Wochenstunden für das Projekt zur Sicherheit noch einmal etwas auf.
In der Wochenplanung planst du die wöchentlichen Stunden für dieses Projekt dann an einen bestimmten Tag ein, ohne jetzt schon die einzelnen Aufgaben festzulegen. Am Vortag nimmst du dir dann deine Aufgabenliste und entscheidest dich für die wichtigsten 3-5 Aufgaben, je nach Zeitaufwand. Am Ende der Arbeitseinheit markierst du die erledigten Aufgaben und in der kommenden Woche machst du mit den nächsten Aufgaben weiter. Solange bis das Projekt abgeschlossen ist. Bei sehr großen Projekten oder Termindruck kannst du natürlich auch mehrere Arbeitseinheiten in der Woche für das Projekt einplanen.
Der Stundenplan in der Schule ist ein guter Anhaltspunkt. Darin waren mehr Stunden für die Hauptfächer und weniger Stunden für die Nebenfächer geplant. Die genauen Inhalte der Stunden kannten wir aber noch nicht. Anders als in der Schule empfehlen wir allerdings in größeren Blöcken zu planen bzw. arbeiten und nicht so oft zwischen einzelnen Projekten zu wechseln.
Solltest du merken, dass die berechnete Gesamtstundenzahl nicht ausreicht, stocke so bald wie möglich deine Wochenstunden für das Projekt auf und überlege, was das für deine anderen Projekte bedeutet. Setze Prioritäten. Du brauchst dafür eine ausführliche Liste mit konkreten Aufgaben, die für den Erfolg des Projektes entscheidend sind. Der Umfang dieser Liste mit der schätzten Dauer zeigt dir an, wie viel Zeit du in ein Projekt investieren musst. Betrachtest du den Gesamtaufwand und nicht nur die einzelnen Aufgaben, bewahrst du leichter den Überblick über deine Projekte.
Weiterführende Methoden:
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