Aufräumen erhöht die Produktivität
Ordnung ist das halbe Leben. Doch nicht jeder hat dieselbe Vorstellung von Ordnung. Das Geheimnis liegt darin, dass nicht alle gleich viele Dinge (Aufgaben, Ordner, etc.) besitzen müssen. Doch alle durch Aufräumen dasselbe Ergebnis erzielen können. Nämlich Klarheit im Kopf und weniger Ablenkung im Arbeitsalltag.
Inhaltsverzeichnis
- Entscheidungen durch Aufräumen reduzieren
- Aufräumen fördert die Konzentration
- Aufräumen in verschiedenen Arbeitsbereichen
- Aufgaben entrümpeln mit Marie Kondo
Entscheidungen durch Aufräumen reduzieren
Um erfolgreich im Job zu sein gibt es eine Handvoll Dinge, die du beachten musst, dann kann nicht mehr viel passieren. Dann musst du dich nur noch an deine eigenen Regeln halten und fleißig sein. Allerdings ändern sich die Dinge je nachdem, wenn du fragst. Der eine findet Ruhe wichtig, der andere die Anwesenheit anderer inspirierend. Manche planen bis ins Detail, andere liebe Spontanität. Auch beim kreativen Chaos scheiden sich die Geister.
Was aber klar ist und sich auf den Geist jeder Person schlägt, ist ein Übermaß an Entscheidungen, die wir täglich zu treffen haben. Sie saugen uns die Energie aus und machen uns langsam manövrierunfähig.
Ist es deine Aufgabe, den Haushalt oder ein Team zu organisieren, kannst du dich voll auf die einhergehenden Entscheidungen konzentrieren. Solltest du aber darüber hinaus auch noch Konzepte ausarbeiten und kreative Lösungen liefern, geht allen früher oder später die Energie aus.
Das ist schade, denn viele Entscheidungen lassen sich einmal treffen und somit reduzieren.
Doch bevor du jetzt denkst, du musst jeden Tag das gleiche Anziehen und Frühstücken, habe ich heute einen anderen Ansatz mitgebracht. Dessen Wirkung erhöht die Produktivität und laut jahrelanger Beobachtung von Marie Kondo und Scott Sonenshein auch die Zufriedenheit am Arbeitsplatz enorm. Also werfen wir einen Blick auf die Macht des Aufräumens.
Aufräumen fördert die Konzentration
Ordnung ist definitiv nicht jedermanns Sache und ist auch ein sehr dehnbarer Begriff. Marie Kondo, die Aufräum-Expertin hatte in ihrem Leben mit vielen unterschiedlichen Menschen zu tun. Sie reichten von nahezu Minimalisten bis hin zu angehenden Messies. Gemeinsam hatten aber alle, bevor sie mit Maire aufräumten, dass sie unendlich viel Zeit verloren, in dem sie etwas suchten.
Kommend von Trainings im Privatbereich, bot Marie Kondo schließlich auch Coaching zum Aufräumen am Arbeitsplatz an, weil sie selbst merkte, wie es ihre Konzentrationsfähigkeit förderte, wenn sie alle Unterlagen auf einen Griff und am Schreibtisch nur inspirierende oder für die Arbeit notwendige Dinge liegen hatte.
Ihr Kund:innen waren zum Teil unzufrieden mit ihrem Job und arbeiten viel zu viel. Das Aufräumen nach Maries Methode gab ihnen wieder einen Sinn und half ihnen zu fokussieren. Das besondere daran ist, dass sie gemeinsam nicht nur den Schreibtisch aufräumten, sie nahmen dadurch ihr ganzes Arbeitsleben unter die Lupe.
Drei klare Effekte des Aufräumens
- Durch den leeren Schreibtisch, auf dem nur noch notwendige oder inspirierende Gegenstände lagen, konnten sich die Menschen wieder besser konzentrieren und wurden wieder produktiver.
- Durch die Ordnerstruktur verschwanden keine Unterlagen mehr. Im Gegenteil, sie waren griffbereit. Sie wurden auf der Suche nach den richtigen Unterlagen auch nicht von anderen Unterlagen, Gegenständen, etc. abgelenkt und konnten besser den Fokus halten.
- Sie erkannten den Sinn ihrer Arbeit durch das Aussortieren wieder und konnten unliebsame Aufgaben zum Teil abgeben. Durch das Aufräumen beleuchteten sie ihre Aufgaben alle auf einmal und konnten Änderungen vornehmen.
Aufräumen in verschiedenen Arbeitsbereichen
In diesem Blogartikel geht es nicht darum, alles auf den Kopf zu stellen. Auch die Coachees von Marie Kondo waren alle überfordert und wollten zum Teil ihren Job kündigen. Es geht vielmehr darum, eine Bestandsaufnahme zu machen und wieder den Boden unter den Füßen zu sehen.
Das kann natürlich insgesamt zu Veränderungen führen, in erster Linie soll dir das Aufräumen in verschiedenen Arbeits- und Lebensbereichen aber Überblick verschaffen. So kannst du wieder aktiv Entscheidungen treffen und behältst die Kontrolle.
Aufräumen am Arbeitsplatz
Starten wir zunächst bei einem ordentlichen Schreibtisch. Er schafft Ruhe in deinem Kopf. Du reduzierst dadurch Ablenkungen und umgibst dich idealerweise nur mit nützlichen und inspirierenden Gegenständen. Das ist der erste und nicht ganz einfache Schritt. Über die Anzahl der Gegenstände auf deinem Arbeitsplatz entscheidest nur du.
Alle Informationen an einem Ort
Im so-smart.club empfehlen wir schon seit längerem, alle Informationen und Notizen eines Tages zunächst an einem Ort (analog oder digital) zu sammeln. Das nimmt die unendlich viele Entscheidungen ab und lässt dich den Fokus auf deine aktuelle Aufgaben behalten.
Du notierst also alle Gedanken, Impulse, neuen Termine, etc. in deinem Notizbuch und sortierst sie erst am Ende des Tages. Durch die COD Methode verlierst du keine Informationen, reflektierst sie sogar noch einmal und speicherst sie dann als Aufgabe oder Termin für die Durchführung.
Digitale Daten aufräumen
Genau wie am Arbeitsplatz im Büro ist auch der Computer eine Gefahr für Unordnung. Konfuse Ordnerstrukturen führen dazu, dass du ewig etwas suchst und schließlich nicht mehr weißt, was du eigentlich tun wolltest. Die Konzentration ist weg und es bleibt das Gefühl der Unzufriedenheit.
Eine klare Ordnerstruktur hilft, Dateien schnell zu finden und den Fokus zu halten. Finde hier deine eigene logische Struktur. Einen Anhaltspunkt für die Struktur bietet die PARA-Methode.
Emails gezielt bearbeiten
Der Posteingang ist ein weiters Feld der Verwüstung bei vielen Menschen. Angetrieben von der Angst etwas zu verpassen, Pflichtbewusstsein, Langeweile oder Neugier checken wir ständig unsere E-Mails.
Auch hier hilft einerseits eine klare Ordnerstruktur Ordnung zu schaffen und außerdem ein Zeitplan, in dem die Mails ausschließlich bearbeitet werden. Ziel ist es die E-Mails des Tages einmal gesehen und nur einmal bearbeitet zu haben.
Medienkonsum kontrollieren
Leider tendieren wir dazu Pausen schnell mit leicht konsumierbaren Medien zu füllen. Der Griff zum Handy, wenn man mal nicht weiterweiß, die vielen sozialen Medien oder die Abende vor dem Fernseher. Das alles ist einerseits legitim andererseits prasseln so noch mehr Informationen auf dich ein, die dein Gehirn erst einmal verarbeiten muss.
Entscheide dich lieber bewusst für die Medien deiner Wahl, reduziere und gib dir selbst Zeit deine Gedanken in Ruhe zu sortieren.
Netzwerke und Kontakte aussortieren
Auch im Bezug auf Business Kontakte ist mehr nicht immer mehr. Wir haben ständig das Gefühl etwas zu verpassen und vernetzen uns über die sozialen Medien fast wahllos mit jedem, der potenziell interessant für uns sein könnte. Doch die Gefahr, dass die Menschen etwas von uns brauchen oder uns verkaufen wollen, ist deutlich größer, als das echte Verbindungen entstehen.
Deshalb empfiehlt Scott Sonenshein, der Organisationspsychologe auch hier aufzuräumen und lieber wenige Kontakte so gut zu pflegen, sodass echter Mehrwert entsteht. Denn mehr als 150 Gesichter können wir uns eh nicht merken und mehr als eine Handvoll Kontakte sind wir nach Robin Dunbar sowieso nicht in der Lage zu pflegen.
Aufgaben entrümpeln mit Marie Kondo
Auch in unserer Aufgabenliste sammeln sich immer mehr Verpflichtungen an, die wir regelmäßig hinterfragen dürfen. Nicht jede Aufgabe muss (zumindest nicht von dir) erledigt werden. Und wenn doch gibt es oft die Möglichkeit Aufgaben zu clustern, zusammenzusammeln und in einem Rutsch zu erledigen. Die Autor:innen des Buches „Glücklich im Job, glücklich im Leben“ räumen nicht nur den Schreibtisch nach der Marie Kondo Methode auf, sondern auch die Aufgaben.
Dafür schreiben sie alle Aufgaben auf Kärtchen, um zunächst zu sehen wie viele es eigentlich sind. Der Haufen an Kärtchen wird dann genau analysiert.
Zunächst sortieren die die Aufgaben in drei Stapel: Kernaufgaben (grundlegende Tätigkeiten, für die du bezahlt wirst), Projektaufgaben (konkreter zeitliche Rahmen) und Entwicklungsaufgaben (Weiterbildung). Wie sind die Stapel verteilt?
Bei den einzelnen Aufgaben stellen sie dann folgende Fragen:
- Ist die Aufgabe erforderlich, um meinen Job zu behalten/erfüllen?
- Wird mir die Aufgabe helfen eine freudvollere Zukunft zu gestalten? (mein Business vorantreiben, mehr Geld/Kunden)
- Bereitet mir die Aufgaben Freude und trägt zu meiner Zufriedenheit bei der Arbeit bei?
Aufgaben, bei denen du keine der drei Fragen mit Ja beantworten kannst, werden radikal gestrichen. Es sein denn, sie gehören zu den Kernaufgaben. Dann solltest du noch einmal genau hinsehen, damit du deinen Job oder deine Kund:innen nicht verlierst. Vielleicht lässt sich die Aufgabe delegieren, umgestalten, neu definieren. Jetzt weißt du zumindest, wo du näher hinsehen solltest.
In Summe gibt dieser Aufräum-Prozess vor allem Klarheit darüber, was du gerne tust und was dich belastet. Darüber hinaus wirfst du Ballast ab und lenkt deine Aufmerksamkeit stärker auf die wichtigen Dinge.
Je mehr Gerümpel (wortwörtlich oder im übertragenen Sinn) sich auf deinem Schreibtisch, auf deinem Computer in deiner Aufgabenliste angesammelt hat, desto eher verlierst du den Blick für das Wesentliche. Schaffe Klarheit, um dich wieder voll auf deine Zufriedenheit und deine Zukunft fokussieren zu können.
Quelle
Als Quelle diente das Buch „Glücklich im Job, glücklich im Leben“ von Marie Kondo und Scott Sonenshein, erschienen 2020 im Rowohlt Taschenbuch Verlag.
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