Welche Aufgabe kommt auf den Hot Seat?
Wir treffen ständig irgendwelche Entscheidungen. Während wir für manche den richtigen Zeitpunkt suchen und andere reduzieren oder in Routinen umwandeln, können wir manche Entscheidungen auch ganz gezielt während der Wochenplanung treffen.
Inhaltsverzeichnis
- Die Basis smarter Planungsentscheidungen
- Der Plan hält nur durch Entscheidungen
- Welche Aufgabe kommt auf den Hot Seat?
Die Basis smarter Planungsentscheidungen
Jede Woche treffen wir uns im so-smart.club um gemeinsam einen realistischen Wochenplan zu erstellen. Das ist im Grunde das Herzstück des Clubs. Wir machen das vor allem, um Menschen mehr Selbstbestimmung im Alltag zu geben. Egal ob du selbstständig oder angestellt bist, allein die Koordination zwischen privaten und beruflichen Aufgaben und Terminen bedarf einer smarten Planung, um nicht die Kontrolle zu verlieren. Eine SMARTE Planung steht bei uns für selbstbestimmt, mutig, agil, routiniert, terminiert und engagiert. Alles Eigenschaften, die wir mit unserer Planungsroutine erreichen wollen.
Der erste Effekt, den wir mit der Planung erzielen, ist uns bewusst zu machen, was alles ansteht und abzuwägen, ob wir diese Aufgaben und Termine überhaupt theoretisch in einer Woche schaffen können. Ist dem nicht so, gilt es umzuplanen und Prioritäten zu setzen.
Die Zeit für die Erledigung einer Aufgabe einschätzen
Es ist unglaublich wie wirkungsvoll dabei das Schätzen der Arbeitsdauer einer Aufgabe ist. Die ALPEN Methode hat uns für dieses Thema sensibilisiert. Auch wenn der empfohlene Zeitpuffer von 40% nicht immer realistisch ist, zeigt das Summieren der Arbeitszeiten pro Aufgabe eindrucksvoll, wie naiv wir manche Wochen angehen würden. Unser Smart Tipp „Zeit Wächter“ gibt in dem Zusammenhang zusätzliche, wertvolle Einblicke in den achtsamen Umgang mit der Zeit.
Doch heute will ich auf etwas anderes hinaus.
Der Plan hält nur durch Entscheidungen
Mit Hilfe der minimalen Woche, einer Art Stundenplan mit Fixterminen, schaffen wir ein Gerüst für die Woche. Die Herausforderung liegt darin, dir nicht jede freie Minute zu verplanen und trotzdem engagiert vorzugehen. Dabei gibt es natürlich Wochen, wo du bei der Planung schon merkst: Das wird taff. Viel darf da nicht dazwischenkommen. Auch wenn wir so eine straffe Planung nicht empfehlen, lässt es sich manchmal einfach nicht vermeiden.
Der wichtigste Schritt in der Planung solcher Wochen ist dennoch die rein rechnerische Chance alle Aufgabe und Termine abzuarbeiten. Wenn du bereits 50 Stunden geplant hast und immer noch nicht alle Aufgaben in der Planung untergebracht hast, solltest du sofort Entscheidungen treffen, indem du Prioritäten setzt. Hilfreich kann hier die Eisenhower Matrix, die wichtige und dringende Aufgaben unterscheidet oder die Ivy Lee Liste, die mit den 6 wichtigsten Aufgaben pro Tag/Woche arbeitet, sein. In die Planung darf letztlich nur, was du zumindest theoretisch erledigt kannst, sonst startest du schon frustriert und schaffst vermutlich noch weniger als mit einer realistischen Planung.
Naivität gefährdet die Wochenplanung
Gehen wir also davon aus, dass dein Wochenplan theoretisch hält, auch wenn er sehr ambitioniert ist. Ein wichtiger Punkt in unserer Planung ist Agilität. Wir sind überzeugt, dass Naivität gegenüber Unvorhergesehenem die Wochenplanung gefährdet. Von Ablenkungen sprechen wir hier noch gar nicht, es geht um Anrufe, nicht planbare Kundenbetreuung, unerwartete Hürden in Projekten, etc. Nicht alles ist planbar! Den meisten Menschen ist klar, dass die Planung überhaupt nur hält, wenn sie nicht immer telefonisch erreichbar sind und ständig ihre Mails abrufen, dafür planen wir feste Zeitfenster am Tag. Doch auch Projekte haben Deadlines, werfen aber manchmal unerwartete Probleme auf oder die Software streikt. Es ist auch möglich, dass wir schlicht etwas übersehen haben oder neue Erkenntnisse mehr Arbeit mit sich bringen.
In dem Fall braucht vor allem eine straffe Planung einen Plan B.
Welche Aufgabe kommt auf den Hot Seat?
Um nicht völlig vom Alltag überwältigt zu werden und Unvorhergesehenem nicht kopflos zu begegnen, ist es sinnvoll, dass du dir schon während der Planung überlegst, was du verschiebst, denn du nicht fertig wirst oder etwas Wichtigeres dazwischenkommt.
Auf der einen Seite kann ich hier empfehlen mit Wenn-Dann-Plänen möglicher Prokrastination entgegenzuwirken. Diese Methode ist für die Änderungen von Verhaltensmustern aller Art praktisch und eignet sich auch, um Ziele erfolgreich umzusetzen. Hier kannst du gezielt deine Auslöser für das Aufschieben deiner Arbeit durch bewusste alternative Handlungen abfedern. Du entscheidest dich schon im Vorfeld, z.B. bei der Planung was du tust, wenn der Auslöser dich "triggert".
Für deine Aufgaben und Termine schlagen wir vor das Hot Seat System einzuführen. Auf den Hot Seat kommen alle Tätigkeiten, die du zwar in der nächsten Woche erledigen willst, aber nicht unbedingt musst. Durch diese Beurteilung wird sofort klar, was bei einer unerwarteten Planänderung verschoben wird.
Leider tendieren wir dazu spontan dazukommende Aufgaben sofort abzuarbeiten und danach unseren Plan mit einer entsprechenden Verzögerung wieder aufzunehmen. Wir sind aber kein Passagierzug, der trotz Verspätung in allen Stationen halten muss. Wir dürfen und sollten Stationen nach einem ungeplanten Halt überspringen oder neu sortieren.
Die Hot Seats geben dir die Möglichkeit Änderungen in der Planung vorzunehmen, die sich auf die ganze Woche auswirken, aber im positiven Sinn. Ziel der Planung ist es, die wichtigsten Arbeiten bis Freitag erledigt zu haben. Wenn du durch eine Planänderung am Dienstag aber nur die Liste unreflektiert weiter abarbeitest, hast du vielleicht unabsichtlich eine weniger wichtige Aufgabe einer viel wichtigeren Aufgaben vorgezogen. Denn irgendwann reicht die Zeit nicht mehr.
Deshalb solltest du während der Planung deine Hot Seats festlegen. Wie viele, ist abhängig von der dichte deiner Planung. In der Tagesplanung kannst du deine Aufgaben entsprechend umsortieren. Ziehe dabei eine gute Woche einer perfekten Woche, der du bis zum Wochenende erfolglos nachläufst, immer vor. Nur so hast du eine Chance zufrieden ins Wochenende zu gehen!
Weiterführende Methoden
Autorin
